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第24回 幹事は調整役か?推進役か?(2)(2019.07.26)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代

◆幹事は調整役か?推進役か?(2)

幹事とは、あるグループをとりまとめる代表となる人のことだそうです。
(Wikipedia)

同窓会の場合、幹事は、その宴会のプロデューサーということになります。
ホットペッパグルメによると、宴会を任された幹事は、準備として、

1.どんな飲み会にしたいか決める
2.参加者候補者(人数)を決める、参加者リスト作成
3.日程を決める
4.会場を決める
5.会場を予約する
6.受付係、会計係、場内係、案内状係、司会者、撮影係、予備要員などスタッフを
  決める
7.会場下見
8.料理、ドリンクを決める
9.会費、席順を決める
10.当日の流れを決める
11.二次会を決めておく

などを行うそうです。

なぜ、こんな話をしているのかと言いますと、久しぶり(9年ぶり)に大学のクラス会をしようという話になり、私は連絡係になりました。
幹事2名、連絡係2名(関東と関西)で準備がスタートし、1.〜3.まで紆余曲折がありながらも、決まりました。ここまでが前回の話です。

そして、4.なのですが、大学が関西でしたので、同窓会は関西で行うということが暗黙の了解であり、問題は、関東や名古屋などから来る人が宿泊しますので、ついでに泊れるところであれば、便利ということであり、また、遠方から来る人でも、日帰りのため、夕方には参会するのが希望であり、関西の人間は、昼でも夜でもいいけれど、宿泊はちょっと、というところです。

温泉で宴会か、お店で宴会し、その近くのホテルを予約しておくのか、お店だけ決めて、宿泊は自由なのか、と幹事、連絡係の意見もバラバラです。

で、どうするのかを相談したのですが、またもや、アンケートを取ることになり、

1.○○温泉や△△温泉、日帰り温泉も併設のホテルなどの温泉旅館、ホテル
2.ホテルで宴会をし、希望者はそのホテルで宿泊可能
3.お店で宴会をし、宿泊は各自で
4.その他の意見を募集

の4択の案を出したのですが、幹事から、アンケートは簡素化すべきで、

1.○○温泉
2.△△近辺のお店で宴会(便利な繁華街)

の2択のアンケートにすべき、と意見があり、他の2名も賛成でしたので、2択のアンケートを取ることになりました。

当然のことながら、「2.△△近辺のお店で宴会」の回答が多く、もともと温泉を希望されていた方は全員、「どちらでも」という回答でした。
ここで、「1.○○温泉」を主張することってできませんよね。

「予想通りですね、お店での宴会にしましょう」となり、反対派の意見を黙らせるためのアンケートが終了しました。

反対派は旅行気分で、温泉も楽しみたい、宴会場所と宿泊場所が近いのが便利、ということでしょう。すると、有名な○○温泉ではなく、温泉も楽しめて、関西在住の人は日帰りもできて、食事も美味しいという場所で行えば、どちらのニーズも満足できるのではないのかなあ、とか考えたのですが、決定するため、決定のために誘導するためにアンケートを行うのが、調整ということみたいですね。

結局、場所は幹事がリーズナブルかつ美味しい居酒屋を探してきて、そこに決定しました。

あとは、「2.参加者候補者(人数)を決める、参加者リスト作成」に戻り、現在、連絡がとれていない同級生に連絡をトライし、久しぶりに皆さんに会えるように、参加者をできるだけ増やせるように、連絡係として頑張るだけです。

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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