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第25回 幹事は調整役か?推進役か?(3)(2019.08.09)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代

◆幹事は調整役か?推進役か?(3)

幹事とは、あるグループをとりまとめる代表となる人のことだそうです。
(Wikipedia)

同窓会の場合、その宴会のプロデューサーということになります。
ホットペッパグルメによると、宴会を任された幹事は、準備として、

1.どんな飲み会にしたいか決める
2.参加者候補者(人数)を決める、参加者リスト作成
3.日程を決める
4.会場を決める
5.会場を予約する
6.受付係、会計係、場内係、案内状係、司会者、撮影係、予備要員などスタッフを決める
7.会場下見
8.料理、ドリンクを決める
9.会費、席順を決める
10.当日の流れを決める
11.二次会を決めておく

などだそうです。これまで、2.3.4.5.8.が決まりました。
(連載の(1)(2))

7.会場下見は幹事お薦めの店ですので、スキップです。
9.会費は、幹事がお店と交渉し、なべ料理、8,000円(税込)、飲み放題付きとなりました。

そこで、最終案内として、クラスのメンバーに案内メールを送ることになりましたがそのタイミングで、ある幹事がお釣りを準備するのは大変なので、会費1万円にして料理をグレードアップしよう、と言い出したのです。

・自分はいいのですが、東京から来るメンバーは交通費・宿泊費を使うので、負担じゃないでしょうか?
・1万円でもいいのですが、料理が8,000円で十分なのであれば、2,000円分のお土産をつけましょう

などの、意見が出ました。

あ〜、「1.どんな飲み会にしたいか決める」ができていませんでした〜

久しぶりの同窓会で旧交を温めたり、みんな元気なことを祝ったり、現在の近況を話したり、情報交換をしたり、が目的かなあ、と単純に思っていましたが、1.が決まっていないために、場所探し、料金の話でぶれるんですね。

お釣りは、幹事たちが1000円札で会費を持参すれば、十分でしょう!
私は1万円の居酒屋での同窓会には出席しません!

と、調和を乱す発言をしましたので、他の方が8千円でいいよと、いうことになりました。皆さん、自分はOKだけど、他の人はどうでしょう、という様子見の話をするので、意思決定に時間がかかり、どうでもいい結論(全員にとって中途半端な結論)になってしまうのかなあ、と思ったりします。
全員にとって中途半端な結論は、全員が痛み分けで、全員に半分不満が残るってことですよね。

「1.どんな飲み会にしたいか決める」がないために、話題が本質(なぜ同窓会を開催するのか)からずれてしまうんですね。

幹事は、同窓会の本質である参加者が楽しくすごせるように配慮する(自分たちが千円札で会費を払う)ことが抜けてしまうのですね。

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5.ステークホルダーと良い関係を作る・WinWinの関係
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6.まとめ
 ・(演習6)カレンシーを再考する
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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