幹事は調整役か？推進役か？（３） / PMstyleコラム

◆幹事は調整役か？推進役か？（３）

幹事とは、あるグループをとりまとめる代表となる人のことだそうです。
（Wikipedia）

同窓会の場合、その宴会のプロデューサーということになります。
ホットペッパグルメによると、宴会を任された幹事は、準備として、

１．どんな飲み会にしたいか決める
２．参加者候補者（人数）を決める、参加者リスト作成
３．日程を決める
４．会場を決める
５．会場を予約する
６．受付係、会計係、場内係、案内状係、司会者、撮影係、予備要員などスタッフを決める
７．会場下見
８．料理、ドリンクを決める
９．会費、席順を決める
１０．当日の流れを決める
１１．二次会を決めておく

などだそうです。これまで、２．３．４．５．８．が決まりました。
（連載の（１）（２））

７．会場下見は幹事お薦めの店ですので、スキップです。
９．会費は、幹事がお店と交渉し、なべ料理、8,000円（税込）、飲み放題付きとなりました。

そこで、最終案内として、クラスのメンバーに案内メールを送ることになりましたがそのタイミングで、ある幹事がお釣りを準備するのは大変なので、会費１万円にして料理をグレードアップしよう、と言い出したのです。

・自分はいいのですが、東京から来るメンバーは交通費・宿泊費を使うので、負担じゃないでしょうか？
・１万円でもいいのですが、料理が8,000円で十分なのであれば、2,000円分のお土産をつけましょう

などの、意見が出ました。

あ～、「１．どんな飲み会にしたいか決める」ができていませんでした～

久しぶりの同窓会で旧交を温めたり、みんな元気なことを祝ったり、現在の近況を話したり、情報交換をしたり、が目的かなあ、と単純に思っていましたが、１．が決まっていないために、場所探し、料金の話でぶれるんですね。

お釣りは、幹事たちが1000円札で会費を持参すれば、十分でしょう！
私は１万円の居酒屋での同窓会には出席しません！

と、調和を乱す発言をしましたので、他の方が８千円でいいよと、いうことになりました。皆さん、自分はＯＫだけど、他の人はどうでしょう、という様子見の話をするので、意思決定に時間がかかり、どうでもいい結論（全員にとって中途半端な結論）になってしまうのかなあ、と思ったりします。
全員にとって中途半端な結論は、全員が痛み分けで、全員に半分不満が残るってことですよね。

「１．どんな飲み会にしたいか決める」がないために、話題が本質（なぜ同窓会を開催するのか）からずれてしまうんですね。

幹事は、同窓会の本質である参加者が楽しくすごせるように配慮する（自分たちが千円札で会費を払う）ことが抜けてしまうのですね。

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。