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第23回 幹事は調整役か?推進役か?(1)(2019.07.08)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代

◆幹事は調整役か?推進役か?(1)

幹事とは、あるグループをとりまとめる代表となる人のことだそうです。(by Wikipedia)
また、ホットペッパグルメによると、宴会を任された幹事は次のポイントを押さえておきたいそうです。

A.汝は裏方の花形である
B.汝が慌ててはならぬ
C.汝は飲み会のプロデューサーである
D.汝はお店の人への代表である
E.デキる人を巻き込め

そして、準備では、

1.どんな飲み会にしたいか決める
2.参加者候補者(人数)を決める、参加者リスト作成
3.日程を決める
4.会場を決める
5.会場を予約する
・・・
など、ポイントが48個ほどあるそうです。

なぜ、こんな話をしているのかと言いますと、久しぶり(9年ぶり)に大学のクラス会をしようという話になり、幹事は前回決まった人がいましたので、私は連絡係になりました。

幹事(A.汝は裏方の花形である)ではなく、裏方の裏方の連絡係ですが、言い出しっぺでもありますので、日程は自分の都合の良い10月中旬〜下旬と決め、参加者として前回のクラス会同様、同時に卒業したメンバーと同時に入学したメンバーを誘うことに決めました。幹事でもないのですが。。。
勝手に決めてしまいました。連絡係だから、ま、いっか。

そして、自分の都合の良い10月中旬〜下旬の土日で、幹事3人が参加できる日を特定し、メンバーに参加をつのり、人数によって、会場を決めたらいいのではないかと提案しました。
が、幹事3人は、連絡の取れるメンバー全員に、その土日4日間のうち、どの日に参加できるかのを聞いて、その結果で調整して決める、との意見でしたので、とりあえず、連絡の取れるメンバー全員にクラス会の案内かつ日程問合せメールを送付しました。

と言っても、名簿が9年前ですので、メールが届くかどうかが全く不明です。とにかく、案内のメールでは、まず、メール着信済みの返信をお願いし、そして、参加できる日程を6月末までに連絡してくれるよう、お願いしました。

5月に10月の予定が分かる人は少ないとは思いましたが、やはり、返信はほとんどありませんでした。また、10%はメールが届きませんでした。

でも、メール着信済みの返信をしてくれた方や、今のところの予定を連絡してくれた方など、いろいろでした。連絡係としては、最も心配なことは、連絡がとれるのかどうか、ということですので、メール着信済みの返信をしてくれた方は神様仏様です。

また、案内メールの中にメールアドレス不明の方やメールアドレスが判明していてもそのメールアドレスがすでに存在していない方がいますので、その方たちの連絡先の照会も同時に案内メールで行いました。

そんな中で、不明の方のメールアドレスを教えてくれる方もいて、連絡係としては、神様仏様キリスト様です。

9年前のクラス会の際に、私はそのような配慮を全くせず、出欠の返事はぎりぎり、場所や日時のどちらが良いかの問合せにも全く回答しませんでしたので、幹事さん、ごめんなさい。です。ヒトとして、失格ですね。

そして、回答のあった方で日程の調整をしましたが、最も希望の多かった日について都合の悪い人は、全日程(4日間)とも都合が悪かったので、何とか、話は丸く収まり、最も希望の多かった日に決定しました。

そこで、疑問なのですが、調整というのは、多数決なのでしょうか?
多数決であれば、少数の人の意見が反映されないことになりますし、全員が賛成する日程を探すのであれば、日程がずるずる延びることになり、なかなか決めることができないことでしょう。

結局、誰かが来れないか、日程が延びるのか、ですので、幹事が都合の良い日を決定し、参加をつのる方法が良いと思い、提案したのですが、調整しましょうという結論になり、日程のアンケートを取ることになったのです。
結果としては良かったのですが、なんだかなあ。。。

これが調整ということなのでしょうね。
でも、プロデューサーではないような気がします。

とにかく調整をしたので、結果にはみんなコミットしてね、ってことでしょうか?
そのための2カ月だったのでしょうか?
なんだか、無駄だなあ。と思ってしまうのですが。

この2カ月で、予約が取れなくなってしまったお店もあるんじゃないのかなあ。
この2カ月で、その決定した日に予定を入れてしまった人もいるんじゃないのかな。

が、とりあえず、準備のための2.参加者候補者(人数)を決める、参加者リスト作成、3.日程を決める、が完了しましたので、

次は、
1.どんな飲み会にしたいか決める、
4.会場を決める、です。

さて、C.汝は飲み会のプロデューサーである、を続けていきましょう。(続く)

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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