ＰＭＯのサービスマネジメント（１９）～利便性のあるＰＭＯサービスとは？ / PMstyleコラム

◆「便利使い」と利便性は違う

今回は、ＰＭＯサービスの利便性について考えてみる。

ＰＭＯサービスの利便性を「プロジェクト側の要求に答えること」という風に考えている組織は少なくない。「便利使い」という言葉があるが、ＰＭＯを「便利使い」できることがＰＭＯサービスの利便性だと考えているケースだ。

これは「勘違い」である。

◆組織によるプロジェクトマネジメント

なぜ、勘違いであるかを整理する前に組織としてプロジェクトマネジメントしているというのはどういうことかを考えてみたい。一言にＰＭＯといっても、

・プロジェクトマネジメントの戦略やルールを作るＰＭＯ
・プロジェクトマネジメントのオペレーションを支援するＰＭＯ
・プロジェクトマネジメントを行うＰＭＯ（プロジェクトオフィス）

などさまざまであるが、一般にプロジェクトオフィスと呼ばれるものを除くと特定のプロジェクトのプロジェクトマネジメントはＰＭＯの役割ではない。というと言い過ぎかもしれないが、そんなに大きくはずれていないと思う。たとえば、プロジェクトのコストの低減の工夫をするというのは一義的にはプロジェクトの責任であるが、二義的にはプロジェクトスポンサー（上位組織）の責任である。このような対応を求めるのは筋違いである。

このような勘違いが起こっている原因になっているのはおそらくトラブル時のプロジェクトマネジメントに対してＰＭＯがコミットしていることにあると思われる。誤解してはならないのは、トラブルの際にＰＭＯがコミットしているのはプロジェクトマネジメントという視点からの対応であり、プロジェクトの結果そのものではない。つまり、プロジェクトのマネジメントの方法をアドバイスしている、あるいは時には自らプロジェクトマネジャーに代わって行っているだけであり、結果には責任を持たない。ある意味、コンサルタントよりもっと責任がない。プロジェクトの結果に対する責任のプロジェクトがもてあます部分は当然、上位組織の責任であり、組織としてプロジェクトマネジメントするというのは、組織がそのような責任を果たすことである。

ただし、ＰＭＯがコストセンターであり限り、プロフィットセンターである上位組織との関係は微妙なものがある。あるＳＩ企業の部長は「利益を出すことが自分たちの責任であり、赤字を抑えることはＰＭＯの責任だ」とよく分からない責任論をぶち上げていたが、むちゃくちゃだとは思うが、感覚的に分かる部分もなくはない。ただ、論理的には間違いである。

◆ＰＭＯのサービス体系が不明確さが個別対応の温床になる

さて、もう一度、便利使いの話に戻るが、ＰＭＯがプロジェクトマネジメントをやるというのは、便利使いされているに過ぎない。これがサービスの利便性かというとそうは思えない。プロジェクト側は困っているから使っているだけである。もっといえば、サービスを使っているわけではなく、組織や人を使っているに過ぎない。

極論すれば、ＰＭＯが決めたルールを無視しても、困ったときにはＰＭＯに支援を頼むというやり方になる。これがプロジェクトのためになるとは思えない。

なぜ、こういう話になるのか？

必ずしもプロジェクト側の責任でもない。ＰＭＯがサービスをきちんと定義してないためである。ＰＭＯ自身が自分たちの存在意義について議論しているが、議論が必要なのは自分たちのサービスの意義であって、自分たちの存在意義ではない。存在意義は意味のあるサービスが提供できているかどうかによって決まる。

この話、たとえば、ソフトウエアベンダーのソフトウエアパッケージの話に似ている。パッケージを売っているにもかかわらず、顧客はそのような認識ではなく、個別の対応をすることを前提にしているし、ベンダーもカスタマイズすることを前提に販売する。つまり、パッケージとは名ばかりである。こういう時代が続いた。

同じようにＰＭＯも「サービス」を提供しているにもかかわらず、そのような認識がされていない。個別の対応を求めている。これではまともな利便性の議論にはならない。

◆個別対応からの脱却

どうすればよいか？個別に対応をしないことである。まず、ＰＭＯのバジェットをきちんとし、サービスの対価を取っていくべきである。形はどうでもよいが、プロジェクトの予算に上積みされるようなプロジェクトコストマネジメントの方法を考えるべきである。それによって、プロジェクトの要求を変えていく。その一方で、プロジェクトの声を顧客の声として聞きながら、サービスの設計や改善によってその声にこたえていく必要がある。

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著者紹介

好川哲人、ＭＢＡ、技術士
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス代表、PMstyleプロデューサー
１５年以上に渡り、技術経営のコンサルタントとして活躍。プロジェクトマネジメントを中心にした幅広いコンサルティングを得意とし、多くの、新規事業開発、研究開発、商品開発、システムインテグレーションなどのプロジェクトを成功に導く。
１万人以上が購読するプロジェクトマネジャー向けのメールマガジン「PM養成マガジン（無料版）」、「PM養成マガジンプロフェッショナル（有料版）」や「プロジェクト＆イノベーション（無料」、書籍出版、雑誌記事などで積極的に情報発信をし、プロジェクトマネジメント業界にも強い影響を与え続けている。