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No62. プロジェクトやフェーズの終結《一般》(2019.02.20)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代


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【目的】プロジェクトやフェーズの終結時に、マネジメントタスクを完了する

【用途】プロジェクトやフェーズの終結時に行う

【効用】プロジェクトの最終ドキュメントが作成・認可され、教訓が作成される

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◆プロジェクトやフェーズの終結

本プロセスは、プロジェクトを終了する時に使用され、特に長期プロジェクトでは、プロジェクトライフサイクルの各フェーズやステージゲート移行時に適用し、次の6点について行います。

・公式な受入を得る
・プロジェクト文書を完成させる
・契約を終了し、支払処理を行う
・チームメンバーに感謝する
・成功のお祝いをする
・プロジェクトを分析する

・公式な受入を得る
要求事項の収集プロセス、スコープの定義プロセス、スコープのコントロールプロセス(スコープの変更管理)での結果と納品物に相違がないことを確認し、最終テストにて、合意を得た仕様書との相違がないことを確認し、評価すべき人々がプロジェクト成果物によるプロジェクトのゴールを受入します。
また、スコープの妥当性確認プロセスが完了している必要もあります。

そして、プロジェクトスポンサーが、公式にプロジェクトの終了を宣言し、顧客への請求を起こします。
もし、いくつかの目標達成に失敗した場合でも、部分的に成果を受入、たとえ、プロジェクトが中止になった場合でも、公式にプロジェクトを完了させます。

・プロジェクト文書を完成させる
最終結果のサマライズレポートを作成しますが、様式は、状況報告レポートと同様であり、そこに最終結果を記載し、プロジェクト終了としての最終レポートを作成します。レポートには重要な成果とともに、プロジェクトチームメンバーに対するストレス、個人やチームの貢献についても記載し、プロジェクト状況のメトリクスを記載します。
また、プロジェクト文書(計画や変更ログ、課題ログ、進捗結果など)すべてを保存すべき場所に保存し、残します。

・契約を終了し、支払処理を行う
契約に関する文書対応を終了し、受注側への支払処理を開始し、調達の終結を行います。
注)従来のPMBOK(R)では、終結プロセス群として調達終結プロセスが存在していましたが、第6版では、調達終結は、監視コントロールプロセス群の調達のコントロールプロセスに含まれました。

・チームメンバーに感謝する
プロジェクトの最後に、情報を提供してくれた人、レポートを作成してくれた人、作業を行ってくれた人、成果物を納品してくれた人など、人々に感謝します。そして、報奨と認識を行います。
報奨と認識については、こちらのコラムをご覧ください。

 PMstyle Kit No52. 報奨にてモチベーションを向上する

・成功のお祝いをする
プロジェクトの最後に成功イベントを開催します。プロジェクトがたとえ、問題を抱えて終了したとしても、ポジティブにプロジェクトを終了させるために、イベントを行います。イベントは、贅を尽くして行う必要はなく、その目的が実現できうる有効な範囲で行います。
グローバルなチームの場合は、拠点単位に行うこともああります。

・プロジェクトを分析する
ポストプロジェクトレビューを行いこれからのプロジェクトに有効な知見としての、教訓を残します。こちらのコラムもご参照ください。

 PMstyle Kit No10. レッスンズ・ラーンド《一般》

◆関連するセミナーを開催します
━【開催概要】━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 ■ プロジェクト知識マネジメント〜質の高い振返りでプロジェクトを変える◆7PDU's
  日時・場所:【東京】2019年 11月 13日(水)  10:00-18:00(9:40受付開始) 
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        【大阪】2020年 01月 22日(水)  13:30-17:00(13:10受付開始)
            大阪市中央公会堂(大阪市北区)
  講師:鈴木 道代(株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMP、PMS)
  詳細・お申込 https://pmstyle.biz/smn/lesson20.htm
  主催 プロジェクトマネジメントオフィス、共催:PMAJ
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 【カリキュラム】
 1.振返りとマネジメント
 2.組織レベルの振り返り方法
 3.プロジェクト・業務レベルの振り返りの方法
 4.個人レベルの振り返り
 5.3つのレベルの振返りを統合し、ナレッジとする
 6.プロジェクトのタイプと振り返りの目的と方法
  ・ルーティン
  ・クリエイティブルーティン(アジャイル)
  ・イノベーション
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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