ＳＰＭシート（２）ヘッダーに書くこと | PMstyleコラム

◆ＳＰＭシート（２）ヘッダーに書くこと

PMstyleでは、２０１１年から『シンプルプロジェクトマネジメント』セミナーを開催しています。

小規模なプロジェクトにおいて、メンバーがセルフマネジメントによって作業を自律的に行い、過剰な管理はしないシンプルなマネジメントについての解説です。

その中では、『オーナーシップ』というマネジメントの考え方を取り入れ、すべてのアクティビティや要素成果物はタスクオーナー（メンバー）にアサインされ、タスクオーナーは、説明責任、実行責任、権限を持ち、アクティビティや要素成果物について、プロジェクトマネジャーやリーダーはタッチしませんので、リスクマネジメントについては考えません。

そして、Ａ４　１枚のスプレッドシートであるＳＰＭシートで計画を作成し、進捗を管理します。

ＳＰＭシートは、次のＳＴＥＰ（必ずこの順番）で作成します。

ＳＴＥＰ１：ヘッダー
ＳＴＥＰ２：オーナー
ＳＴＥＰ３：マトリクス
ＳＴＥＰ４：プロジェクト目標
ＳＴＥＰ５：主要タスク
ＳＴＥＰ６：目標とタスクとの関連
ＳＴＥＰ７：ターゲット日付
ＳＴＥＰ８：タスクのタイムライン
ＳＴＥＰ９：タスクのオーナー
ＳＴＥＰ１０：定性的なタスク
ＳＴＥＰ１１：コスト
ＳＴＥＰ１２：プロジェクトサマリーと今後の予測

前回は、ここまでを記事にしました。

　ＰＭの道具箱（５８）　ＳＰＭシートとは

本号ではＳＴＥＰ：１のヘッダーに何を記載するのかを解説します。

通常、画面やレポートなどの表では、目が行きがちな上部、左側に重要なことを置きます。

ＳＰＭシートでも、目立たせたいことを上部にヘッダー、見出しとして記載します。

ヘッダーとして記載すること(常に意識したいこと）は、次の５つの項目です。

・記入日：計画を作成した日を明確にします
・プロジェクト名：できれば目的や目標を含めたネーミングで、チームで決めます
・プロジェクトマネジャー名：責任者を明確にします
・プロジェクト目的：短くかつ簡潔な文章にまとめ、常に意識するようにヘッダーに記載します
・プロジェクト完了日：常に意識するように、ヘッダーに記載します

そして、次に、目立つ左側には、プロジェクトの目標を記載しますが、ＳＰＭシートの作成順では、目標はＳＴＥＰ４となり、ＳＴＥＰ２では、チームメンバーを記載します。

プロジェクト名をチームで考えて、できれば、プロジェクト目的に同意（共有、一緒に作る）するためにも、シンプルプロジェクトマネジメントの計画はチームで作成することを歓迎します。

そんな時間はなく、早く設計など作業に取り掛かりたい、という声も多いのですが、目的や目標も知らずに理解せずに、行う作業は無駄が多いはずですし、何か判断をしないといけない場合、よりどころはどこでしょうか？
目的を実現するため、目標を達成するための作業ですので、目的や目標を知らない、理解しない、同意していない場合、間違った判断をしてしまいます。
パフォーマンス効率を考えた場合、目的、目標をチームで考える、決めることは、是が非でも行うべきのことなのです。

それゆえ、ＳＴＥＰ２では、タスクオーナー名を記載するのですが、ここからは次回にしたいと思います。

また、プロジェクト目的の作成方法についてですが、プロジェクト憲章の作成ツールとして、下記のコラムの中に「５つの質問」がありますので、ご覧ください。

ＰＭの道具箱（３４）　プロジェクト憲章作成ツール

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。