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第108回 プロジェクトファシリテーション(5)〜イエローフラッグ(2018/01/26)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代
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◆イエローフラッグ

ケンブリッジ式ファシリテーションでは、困っていることを周りに知らせるツールとして、イエローフラッグがあるそうです。

プロジェクトを変える12の知恵〜ケンブリッジ式ファシリテーション
(著:影山 明、出版:日経BPマーケティング)

通常、誰しも、できていないことを知られたくない(さぼっていたのか、能力的に足りないのかは別にして)、起こりそうな問題は(実際に発生している問題は)自分の問題なので、こっそりと解決したい、自分はちゃんとやっている、できる人間だということを周りに示したいものです。

しかし、そのことによって、周りにどんな影響を及ぼすのかについては、あまり考えず、また、考えても、それは誰かがカバーできるはずと、軽く、考え勝ちです。

自分はちゃんとやれるんだから、もしちょっと、遅れたとしても、他の人もちゃんとやれているんだから、大丈夫と考えてしまいます。

個々人がそう思っているわけですので、全体としても、みんながそう思うことになります。ところが、影響は、自分の想定した部分(見えている部分)以外にも、大きく影響が出ることが、現実ではほとんどです。

つまり、全体を見れる人やそのことによって影響を受ける人しか影響の度合いや内容を測ることができませんので、ちょっとでも異常があれば、周りの人に知らせることによって、その度合いなどの判断をつけることができます。異常が問題なのではなく、異常を知らせないことが問題なのですね。

いわゆる、悪い知らせほど早く知らせる方が良い、ということです。

イエローフラッグに比べて、レッドフラッグというものもあるそうです。こちらも悪い知らせなのですが、プロジェクトが成功するかどうかが境界線です。
イエローフラッグは歓迎され、報告すると「報告してくれてありがとう」と言われますが、レッドフラッグまでほっておくと、怒られます。

レッドフラッグをそのまま、ずっとほっておくことは、もっと問題ですが。。。

イエローフラッグが推奨されているにも関わらず、以下の点から、イエローフラッグを出せない、出しにくいと考えられます。

・問題、進捗遅れを自覚できない
・自覚はあるが、影響の大きさを理解できない
・自覚はあるが、自分で何とかしようと考えている
・自覚はあり相談もしたいが、周りに遠慮している

そこで、PMstyleでは、進捗管理にて、許容範囲(グリーン、レッド)、回復可能範囲(イエロー)、回復可能範囲外(レッド)の基準と進捗として報告する内容ををコミュニケーション計画で決めておくことを推奨しています。

イエローの報告があれば、それらは、コミュニケーション、チームワーク、リスクへの対応、実行スケジュールの変更などで対応しますが、レッドになってしまうと、リカバリーの局面となり、計画変更で対応するのか、またはリカバリー計画の立案・実行を行います。

また、問題は個人の問題ではなく、チームの問題であり、解決はチームによる問題解決をチームビルディングの観点からも推奨しています。詳細は、下記のコラムをご覧ください。

  PMの道具箱 第51回 チームによる問題解決

また、ケンブリッジ式ファシリテーションでは、「20分ルール」があるそうです。20分考えて、先に進めない時は、誰かに相談すべし、というルールであり、次のステップにて進めるそうです。

・5分考えて進め方がわからない時は、永遠にわかるはずがない
・その場合、10分使って何がわからないかを考える
・残りの5分で誰に相談すべきかを考える

私は、何か考えて、全く思いつかない時は、その時はすっぱりと考えるのをあきらめて、ウォーキング時や、他の時に考えることにしています。時間の余裕のないときはこのようなことはできませんが、皆さんも20分ルールのような考えることや作業についてのルールを決めてみませんか?

◆参考資料
プロジェクトを変える12の知恵」(著:影山 明、出版:日経BPマーケティング)

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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