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第38回 相手のメリットとは何だろうか?(2021.01.12)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代


◆相手のメリットとは何だろうか?

ある勉強会に参加しています。そこでは、月に1回、定例会議があり、毎回の参加者はリーダークラスと他数人でした。

その勉強会では発表とワークショップを行うことになり、先日、予行演習会がありました。

予行演習会では、リーダーが決めた役割を時間に沿って実演しました。開始時までは、ZOOMの注意点のスライドを表示し、誰かが説明をすることや、休憩時に表示するスライドと音楽など、決まっていなかったことも多く、その場でどんどん解決していきました。

ZOOMのブレークアウトセッションは、本番は4つのセッションを作りますが、演習会では、2つにわかれ、その中でスタッフ(私達)が行うことを確認しました。が、定例会に参加されていない場合、何をするのかが良くわからなかったのです。バーチャル背景として表示する画面がメンバーに周知されていなかったため、バーチャル背景に使う画面のダウンロード用URLをお知らせしました。が、PCによっては、バーチャル背景が使えないことが判明し、前回決定事項の、スタッフは同じバーチャル背景を使うことができなくなりました。予行演習を行うと、いろいろなことがわかってきますね。

そこで気がついたのですが、欠席された方に、決定事項や会議内容をお知らせすることも相手にとってのメリット(カレンシー)になるのでは、と思いました。何でもない、大したことではなくても、その情報がないと相手が困る場合があります。お知らせすることは自分にとってはそれほどの労苦ではありません。

誰かがするだろうと考えるのではなく、すぐに自分が動くことが、プロアクティブな行動です。プロアクティブとは、先手必勝ですので、それほど困らない時に何か手を打って、ものすごく困らないようにすることです。つまり、後手後手にならない行動のことです。

後手後手になると、大変な労苦が発生します。先手を打っておけば、些細な労苦ですみます。大変な労苦の方が、一生懸命働いているように見えますが、周囲に多大な影響を与え、心証を害し、さらに、コスト、タイムを浪費します。

ステークホルダーマネジメントも同様です。先手にて情報をお知らせすることによって、後手後手のリカバリ(言い訳)が不要になりますし、結局は成果を上げることになります。ただし、早ければ早いほどいいわけではなく、ジャストなタイミングでジャストな情報を渡すことが重要ですね。

◆参考文献
影響力の法則─現代組織を生き抜くバイブル」税務経理協会
 著:アラン R.コーエン、デビッド L.ブラッドフォード
 訳:高嶋成豪、高嶋 薫

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5.ステークホルダーと良い関係を作る・WinWinの関係
 ・信頼を得る
 ・チームを結束させる
 ・(演習5)期待と要求のロールプレイ
6.まとめ
 ・(演習6)カレンシーを再考する
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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