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第27回 コンテキストを共有する(2019.09.17)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代

◆コンテキストを共有する

ある時期、ある企業のPMOへの支援として、プロジェクトマネジャーのヒアリングを行いました。プロジェクトマネジャーがどのようにプロジェクトマネジメントを行っているのか、PMOに対して何を求めているのか、についてです。

事前にヒアリング項目をお知らせし、十数人の方から1時間程度お話を聞きました。大規模プロジェクト、小規模プロジェクト、対象業種など担当が様々なプロジェクトマネジャーから、うまくいったプロジェクト、困っていること、感じていること、上位層に支援してほしいこと、などを質問を交えながら聞きました。
そこで、私が感じたことは、話をうまく相手(私達)に伝えることができるプロジェクトマネジャーは、成功しているプロジェクトが多い、ということです。

とんでもなく、現在のプロジェクトがトラブルに陥っているほとんどの方は、話がこちら(私達)に全く伝わってくることがないのです。

なぜだろう、と考えたのですが、相手の理解を考慮せず、状況の説明に終始し、自分が伝えたいことだけを話しているから、のようでした。

ヒアリングをさせていただいていますので、伝えたいことだけを話していただければ十分なのですが、どうせなら、私達がより理解できる方が、どう考えてもいいはずです。
それで、理解するために、その状況の背景などを質問するのですが、その返答によって、より理解できなくなる、という羽目になったため、あまり質問をせず、ヒアリング項目に沿って、話していただきました。結局、状況の詳細説明に終わり、プロジェクトの目的、今のトラブルの原因、このままであれば、発生する問題などについての話はありませんでした。

想像するに、プロセスに沿って、業務を進めているけれど、問題が多々発生しているような状況でした。私達への話でも、説明をするためには、相手に何を伝えれば理解しやすいのか、という点が抜けていましたので、常にコミュニケーションにおいて、その視点が抜けているため、相手にうまく伝わっていない、下手すると誤解や怒りを生んでいるのではないのか、と思われました。

それでは、何を伝えれば、相手が理解しやすいのでしょうか?

コミュニケーションには、コミュニケーションのモデルがあります。そのモデルによると、文脈(コンテキスト)がコミュニケーションの優劣を左右すると言われています。
コンテキストとは、コミュニケーションが行われる際の物理的、社会的、心理的、文化的状況のことです。

物理的:どこでどんな手段でコミュニケーションするのかなど
社会的:立場や職位など
心理的:今の心理状況、ここ数日の心理状況、何を感じているのかなど
文化的:言語、思考法などの文化、状況の背景など

コミュニケーションモデルについては、下記のコラムをご参照ください。

 プロジェクトのリーダーシップとコミュニケーション
   第10回 ベンジャミンのコミュニケーションモデル

反対に、とても話が良くわかるプロジェクトマネジャーの方がいらっしゃいました。女性の方で、経験は少ないのですが、プロジェクトの概要や顧客企業の状況をコンパクトに話され、ヒアリング項目についても、ご自分の意見を述べられて、その内容もこちらが理解しやすいように、粗く説明される部分と詳細に語る部分があり、何を伝えれば良いのか、という本質を理解され、それに沿ってお話されていました。

やはり、予算もそれほど潤沢ではないプロジェクトであるにもかかわらず、顧客と一緒に問題解決を進め、プロジェクトをうまく進めておられるようでした。ひとあたりも良いので、上手に回りを巻き込んでいるような雰囲気を感じました。

プロジェクトや業務においては、相手がいますので、何をおいても、その人と、いい関係を作る、話(本質)を伝える、コンテキストを共有することが重要のようです。

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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