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ミーティングの計画は目的・目標を定義するところから始まる。そして、ミーティングのプロセスに関与するファシリテーターと、ミーティングのコンテンツに関与しマネジメントを行う役割の人を参加者に含める

No26.　ミーティングの計画《一般》（2015.06.02）

プロジェクトマネジメントオフィス　鈴木道代

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【目的】効果的なミーティングプロセスを実施するために準備をする
【用途】プロジェクト全期間を通じて、ミーティングを計画する
【効用】ビジネス価値の実現のためにミーティングに積極的に参加し、成果を生む
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◆ミーティングの目的・目標

今さらでもないのですが、ミーティングは準備が重要であり、当たり前なのですが、それは、ミーティングの目的・目標を定義するところから始まります。

言うまでもなく、ミーティングにはコストがかかりますので、それに見合った成果を出さなければ、開催する意味がありません。ここは皆さんの認識が一致するところだと思うのですが、なかなか、実際に行うことが難しいようです。

ですが、成果を出すためには、次の３つのことを決めておく必要があり、これらの準備は必ず行いましょう。

・アジェンダ（議事日程）と議題
・参加者と役割
・ミーティングの戦略

アジェンダには、ミーティングを開催する日付、開始時間と終了時間、場所、そして、議題を記載し、参加予定者に事前に送り、参加を促します。

ミーティングでは、

・重要な決定を誰がするのか
・ミーティングの成果に影響するのは誰なのか
・専門的技術の議論ができるのは誰なのか

などを考慮し、参加者を決定します。

◆ファシリテーションとマネジメント

そして、効果的なミーティングのためには、モチベーションによるところが大きいですので、参加者の中に、次の２つの役割をになった人を含めます。

それは、ミーティングのプロセスに関与するファシリテーターと、ミーティングのコンテンツに関与しマネジメントを行う役割の人です。

ファシリテーターは予定通り、議題を進めることに従事し、マネジメントに従事する人は、議題において、議論が分散しないように交通整理を行います。

もちろん、一人で２つの役割を担っても、二人で分担してもどちらでも構いません。

そして、ミーティングで行ったことを記録する記録係も必要です。記録係は結論だけではなく、ミーティングで発生したことすべてを記録するようにします。

また、ミーティングを効率的に進めるために、ホワイトボードやプレゼン用の機材などの準備、リフレッシュのための準備、全員の顔が見えるようなテーブルや椅子の配置、そのために必要な十分な広さの部屋などを準備します。

当たり前のようなことのようですが、不足しているものはないか、もう１度確認してみましょう。

ミーティングの効率的な実行については、次回に。



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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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