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第88回 主体性発揮シート(2016/07/12)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代
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◆主体性発揮シート

前回は、お互いの成果を上げるためには、共通の利益を見つけることが、重要でありWinWinコミュニケーションシートで、その話し合いの手順を取り上げました。

  PMの道具箱(87)
    WinWinコミュニケーションシート(2)

また、別のコラムでステークホルダーの期待のマネジメント、プロジェクトに対するエンゲージメントをどのように獲得するかが、プロジェクトを進める上で重要なポイントと、述べています。

 ステークホルダーマネジメント
  第12回 ステークホルダーマネジメントは、誰に対するマネジメントなのか?

今回は、それらを実現するための行動計画を作成するための、主体性発揮シートを、取り上げます。

主体性とは、自分の意志・判断で行動しようとする態度であり、プロアクティブ(先手必勝)な行動が必須であるプロジェクトマネジメント、特にステークホルダーマネジメントでは、欠かせないポイントとなります。

プロアクティブとは、前向きな、先を見越した、事前対策的なという意味であり、プロジェクトでは、戦略を考え、先に手を打っておくということです。リスクマネジメント、コミュニケーションマネジメント、ステークホルダーマネジメントの考え方は、原則、プロアクティブであり、何か事(リスク)が起こったら、相手に「これはどうなっているの?」と問われたら、リスクであれば、損害が発生し、コミュニケーションであれば、何をやっているんだ、という不信感を与えることになります。

そのために、

「メンバーやステークホルダーに、自らのコントロールでできることだけではなく、間接的な影響を与える行動を、相手から言われる前に実行する」

という主体性を発揮した行動をとることがプロジェクトマネジメントでは、重要なポイントとなっています。

以下の主体性発揮シートで、自分の考えをまとめておき、行動計画を作成し、行動しましょう。行動の前に、行動計画です。


例えば、「仕様の決定について、ユーザ側が業務の多忙を理由になかなか、作業が進まず、仕様が決定しない」という状況に対して、主体性の発揮を次のステップで考えてみましょう。

─┬─────────────┬─────────────────────
 │アクション        │例:仕様が決定されず、作業が進まない
─┼─────────────┼─────────────────────
1│状況に対する影響レベルを考│5段階で2程度。命令することはできず、依頼
 │える(5段階評価でどの程度│するだけであり、立場上、突き放した対応も取
 │の影響力を及ぼせる問題か)│れない。
─┼─────────────┼─────────────────────
2│直接コントロールできること│・納期の再確認
 │を書きだす        │・スケジュールのシミュレーションと一定の遅
 │             │ れを前提にして納期に収まるような再計画
 │             │・ツールの提供と作業支援の申し出
─┼─────────────┼─────────────────────
3│間接的に影響を与えられるこ│・自社の上司を動かし、顧客側でこの作業に影
 │とがあれば書き出す    │ 響力のある人へのアプローチをしてもらい、
 │             │ プライオリティを上げてもらう
─┼─────────────┼─────────────────────
4│どうしようもない(全く、影│・顧客の業務スケジュールを変更する
 │響を与えられないことを書き│・顧客が多忙である原因を探し、解決する
 │出す)          │
─┼─────────────┼─────────────────────
5│2.3.4の中から、選択で│・納期を再確認し、納期に収まるようにリスケ
 │きる主体的な行動を計画し、│ ジューリング
 │行動する         │・顧客が多忙である原因をいくつか想定し、解
 │             │ 消するための作業支援を申し出る
 │             │・上司を動かし、顧客側にアプローチしてもら
 │             │ い、仕様決定のプライオリティを上げてもら
 │             │ う
 │             │・顧客側にアプローチしてもらい、多忙の原因
 │             │ を特定してもらう
─┴─────────────┴─────────────────────

上記のように、主体性を発揮するために、影響力レベルを考え、コントロールできる範囲以外に対しても、影響を与えることができるように、WinWInコミュニケーションシートのSTEP1の「相手の立場を理解する」を常に考えます。

そして、プロジェクトマネジャーとしては、全く影響を与えられないこと、つまり、リーダーシップを発揮できないことに対しても、影響を与えられるように「影響力の法則」に取り組んでみましょう。


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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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