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第1回 仕事の目的を明確にし、ストレッチした目標を設定する(2007.06.28)

プロジェクトマネジメントオフィス 好川 哲人


◆できるだけやるはもう通用しない!?

世の中、年金問題が大騒ぎになっている。その中で、しばしば、批判の対象になっているのが社会保険事務所の仕事の仕方である。1日5千タッチ以内、窓口で待つ人がいてもお昼休みは時間通りに休み、など。コンピュータ入力作業、顧客対応などで、共通しているのは、「できるだけやる」という考え方だ。

正直、「できるだけやる」という仕事の仕方が批判を浴びるというのは世の中変わったものだと思う。ちょっと前までは、民間企業でも普通だった。とりあえず今日「できるだけ」でやる。できなければ、次の日に積み残す。仕事の締切や生産計画があるので、間に合いそうになければ、担当する人を増やして間に合わせる。少なくとも10年前はこんな仕事の仕方の方が普通だったように思う。

このような仕事の仕方の背景には、企業が売上や利益を得ることは「結果」だという考え方がある。商品がたくさん売れれば、結果として売上が上がる。条件のよい仕事を受注できれば、結果として利益が上がる。目標は目安に過ぎない。

◆プロジェクトとは「あるべき姿」を明確にし、達成する仕事

ところが、経営の考え方が変わってきて、「あるべき姿」が重視されるようになった。つまり、「わが社にはこれだけ資本、資産、人材があるのだから、このくらいの売上げ、利益をあげるべきだ」という考えになってきた。

経営の変化により、仕事の考え方も変わってきた。かつては、「できるだけ」多くの成果をあげるのが仕事だった。今は、経営目標の達成のためにすべきこと(あるべき姿)を実現するのが仕事になっている。

このようにあるべき姿を目標として、その達成を図っていく仕事を「プロジェクト」という。日常的に行っている仕事の中で、プロジェクト型の仕事がだんだん増えている。試しに、皆さんがこの2〜3年の間に担当した仕事を振返ってみて欲しい。明確な目標設定をした仕事がほとんどではないだろうか?プロジェクトというのは特別な仕事ではなく、身近な仕事になっている。


◆プロジェクトマネジメント流仕事術とは

そこで、注目されるのが、プロジェクトをうまくやる仕事術「プロジェクトマネジメント」だ。プロジェクトマネジメントは簡単にいえば、「あるべき姿」を明確な目標に置き換え、その目標を達成するためにありとあらゆるアプローチを計画し、その計画通りに仕事をしているかどうかを常に確認しながら進めていくという仕事の方法である。

この連載では、プロジェクトマネジメント流の仕事術で、どのようにして高い目標をクリアしていくかについて解説する。

◆目標を明確にし、達成アプローチを整理する

プロジェクト型の仕事をやっていく上で何よりも重要なのは、仕事の目標を明確にすることである。例えば、経営から、新しい商品を開発して、50億円の売上げを作りなさいという指示があったとしよう。これだけでは目標にならない。50億円の売上げを作るためにどのような機能、性能、価格、原価の商品を、どのようにして開発するのかを明確にしなくてはならない。これを「スコープ」という。その仕事としてやる範囲のことだ。

スコープを達成するに当たっては、きちんと整理しておかなくてはならないことがいくつかある。

ひとつは、その目標を達成するための「前提」である。目標を決定する際には、例えば、「仕事に必要なメンバーは集めることができる」、「メンバーは仕事に協力してくれる」、「顧客は自分のやりたいことがはっきりしている」といったことを暗黙の前提にしていることが多い。ここが崩れると目標達成は根底から崩壊する。だから、前提をきちんと整理して、万が一、前提が崩れた場合にはどうするかを考えておく。

2つ目は「制約」である。目標を達成するのに当たっては普通は納期、予算などの制約がある。また、担当者に委譲される権限なども制約になることが多い。これらをはっきりさせ、目標達成の計画を作る際には制約を守るようにする。

3つ目は「責任」である。仕事には3つの責任がある。仕事を命じる責任、仕事の実行責任、実施状況の説明責任である。仕事の進行に応じて、これらの責任を明確に決めておく。問題が起った後で責任を追求するのではなく、事前に責任を決めておき、その責任をきちんと果たすように関係者が全員が動くのがプロジェクトマネジメント流である。


◆ドキュメントを重視する

以上を踏まえて、これらを踏まえて、目標達成のためのマネジメント方針を決定する。そして、目標、前提条件、制約条件、責任、マネジメント方針などをまとめて仕事へのアプローチとしてドキュメント化する。このドキュメントは「プロジェクト憲章」と呼ばれる。作業方法を計画し、ドキュメント化するだけではなく、マネジメントについても計画し、ドキュメントを作りながら進めていく。ある意味でここにプロジェクトマネジメント流の最大の特徴があるといえる。

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著者紹介

好川哲人、MBA、技術士
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス代表、PMstyleプロデューサー
15年以上に渡り、技術経営のコンサルタントとして活躍。プロジェクトマネジメントを中心にした幅広いコンサルティングを得意とし、多くの、新規事業開発、研究開発、商品開発、システムインテグレーションなどのプロジェクトを成功に導く。
1万人以上が購読するプロジェクトマネジャー向けのメールマガジン「PM養成マガジン(無料版)」、「PM養成マガジンプロフェッショナル(有料版)」や「プロジェクト&イノベーション(無料」、書籍出版、雑誌記事などで積極的に情報発信をし、プロジェクトマネジメント業界にも強い影響を与え続けている。

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