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第59回 SPMシート(2)ヘッダーに書くこと(2014/04/01)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代


◆SPMシート(2)ヘッダーに書くこと

PMstyleでは、2011年から『シンプルプロジェクトマネジメント』セミナーを開催しています。

小規模なプロジェクトにおいて、メンバーがセルフマネジメントによって作業を自律的に行い、過剰な管理はしないシンプルなマネジメントについての解説です。

その中では、『オーナーシップ』というマネジメントの考え方を取り入れ、すべてのアクティビティや要素成果物はタスクオーナー(メンバー)にアサインされ、タスクオーナーは、説明責任、実行責任、権限を持ち、アクティビティや要素成果物について、プロジェクトマネジャーやリーダーはタッチしませんので、リスクマネジメントについては考えません。

そして、A4 1枚のスプレッドシートであるSPMシートで計画を作成し、進捗を管理します。

SPMシートは、次のSTEP(必ずこの順番)で作成します。

STEP1:ヘッダー
STEP2:オーナー
STEP3:マトリクス
STEP4:プロジェクト目標
STEP5:主要タスク
STEP6:目標とタスクとの関連
STEP7:ターゲット日付
STEP8:タスクのタイムライン
STEP9:タスクのオーナー
STEP10:定性的なタスク
STEP11:コスト
STEP12:プロジェクトサマリーと今後の予測


前回は、ここまでを記事にしました。

 PMの道具箱(58) SPMシートとは

本号ではSTEP:1のヘッダーに何を記載するのかを解説します。

通常、画面やレポートなどの表では、目が行きがちな上部、左側に重要なことを置きます。

SPMシートでも、目立たせたいことを上部にヘッダー、見出しとして記載します。

ヘッダーとして記載すること(常に意識したいこと)は、次の5つの項目です。

・記入日:計画を作成した日を明確にします
・プロジェクト名:できれば目的や目標を含めたネーミングで、チームで決めます
・プロジェクトマネジャー名:責任者を明確にします
・プロジェクト目的:短くかつ簡潔な文章にまとめ、常に意識するようにヘッダーに記載します
・プロジェクト完了日:常に意識するように、ヘッダーに記載します

そして、次に、目立つ左側には、プロジェクトの目標を記載しますが、SPMシートの作成順では、目標はSTEP4となり、STEP2では、チームメンバーを記載します。

プロジェクト名をチームで考えて、できれば、プロジェクト目的に同意(共有、一緒に作る)するためにも、シンプルプロジェクトマネジメントの計画はチームで作成することを歓迎します。

そんな時間はなく、早く設計など作業に取り掛かりたい、という声も多いのですが、目的や目標も知らずに理解せずに、行う作業は無駄が多いはずですし、何か判断をしないといけない場合、よりどころはどこでしょうか?
目的を実現するため、目標を達成するための作業ですので、目的や目標を知らない、理解しない、同意していない場合、間違った判断をしてしまいます。
パフォーマンス効率を考えた場合、目的、目標をチームで考える、決めることは、是が非でも行うべきのことなのです。

それゆえ、STEP2では、タスクオーナー名を記載するのですが、ここからは次回にしたいと思います。

また、プロジェクト目的の作成方法についてですが、プロジェクト憲章の作成ツールとして、下記のコラムの中に「5つの質問」がありますので、ご覧ください。

PMの道具箱(34) プロジェクト憲章作成ツール


◆目的と目標、オーナーシップを重視したシンプルプロジェクトマネジメントのセミナーを開催します
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
 ◆シンプルプロジェクトマネジメント             ◆(3.5PDU's)
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  講師:鈴木道代(プロジェクトマネジメントオフィス、PMP、PMS)
  詳細・お申込 http://pmstyle.biz/smn/pm_simple.htm
  主催 プロジェクトマネジメントオフィス、共催:PMAJ
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
  【カリキュラム】
   1.シンプルプロジェクトマネジメントで重要な5つの要素
   2.目的・目標を5つの質問で確認する
   3.ロジックツリーで課題からタスクを洗い出す
   4.SPMシートで計画をつくる
   5.SPMシートでプロジェクトを見える化する
┗━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━┛

著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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