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第23回 ファシリテーション・グラフィック(2) (2009.12.22)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代


◆ファシリテーショングラフィック(2)

前回は、ファシリテーション・グラフィックの概要をお伝えしました。

    ファシリテーション・グラフィック

それでは、「会議を効果的に運営するための働きかけ」であるファシリテーションを具体的にどのように進めていくのでしょうか。

まず、重要なことは、会議のレイアウトです。

ファシリテーション・グラフィックで必要な資材は、模造紙またはホワイトボート、マジック(2,3色あるほうがベター)、デジカメ(記録として残します)ですが、模造紙またはホワイトボードを囲んで参加者が座り(立っていてもいいですが)、ファシリテーターは模造紙またはホワイトボードの端に背にして立ち、参加者に顔を向けます。
もちろん、描くときはホワイトボードに向かいますが、描いたものが参加者から見えるようにすることが重要です。

参加者の発言を模造紙またはホワイトボードに描いていきますが、その描き方は、

1.発言を要約する:発言の中からキーワードやキーフレーズを探し短い言葉に編集します
2.図形や装飾を加える:短い言葉を描き、囲み図形や装飾を加え、メリハリをつけます
3.矢印で発言を関係づける:言葉の相互関係・因果関係を矢印で表現し、議論の全体構造を表現します

の手順で行い、議論を整理していきます。

そして、その整理の仕方なのですが、箇条書きでリスト型で出てきた議論を順番に描いて行く場合もありますが、
構造的に整理するためには、4つの図解パターンもあります。

・ツリー型:階層構造で表現します。1つの階層を3つにまとめるとおさまりが良いといわれています。

・マトリクス型:議論をメリット、デメリットに整理する方法、2つの切り口を縦軸と横軸におくことで整理する方法などやマンダラ型(9つのエリアに分け、真ん中に
テーマを書き、周りの8つのエリアに議論を描く)があります。

・サークル型:重なりあう部分がある議論や包含関係にある意見を整理する場合に有効です。

・フロー型:プロセスや因果関係を矢印で表現し、議論を整理します。

いきなり、ホワイトボードの前に立ち、これらの図解を繰り広げて、会議をファシリテーションする、ということは、なかなか難しいと思います。
まず、会議のご自分の議事録として、箇条書きだけではなく、図解を応用して議論をまとめてみることからがお勧めです。

そのためには、発言のキーワードやキーフレーズを探すことが重要であり、聞きながら、頭の中でいったん、意見をまとめてから書くことがポイントであり、それも練習、練習からだそうです。(ファシリテーション・グラフィック研修講師の加藤さんの講義で聞いたことです)

(参考文献:ファシリテーション・グラフィック─議論を「見える化」する技法、 堀 公俊氏・加藤 彰氏)

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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