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第21回 進捗報告の5つポイント (2009.10.27)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代


◆進捗報告の5つのポイント

進捗報告の目的は何でしょうか?

計画通り、実行できているかどうかを、プロジェクトマネジャーが管理するために行うのでしょうか?
もちろん、そのために行っているのですが、それでは、なぜ、実行を管理するのでしょうか?

実は、管理が目的ではなく、プロジェクトが納期どおり、決められた予算内に、成果物を完成するために、進捗報告を行っているはずです。

そうしますと、進捗報告の目的は、管理のためのチェックではなく、

・現在の状況を把握する
・今、起こっている問題や今後発生しそうな問題を把握する
・それぞれの作業がいつ終わるのか、プロジェクトはいつ、いくらで終わるのかを予測する

の3つのことをプロジェクトマネジャーが把握し、プロジェクトチームメンバーで共有し、問題点はチームで解決し、ステークホルダー(プロジェクトの利害関係者)に現状報告をするために、行っています。

したがって、現状や問題点を正確に報告してもらい、協力して問題解決をしていくための情報を出してもらうことや、実際に協力して問題解決をしていくことが重要です。

そのために、プロジェクトマネジャーは進捗報告の場を進めていくために、次の5つの点に注意しましょう。

1.進捗管理の目的を明確に伝える:チェックではない
2.事実の報告ではなく、分析の報告である:これからどのようになるのかを考えておく
3.報告だけではなく、問題解決活動である:報告して終わりではなく、問題解決をしましょう
4.進捗を評価しない:事実を冷静に受け止め、問題解決行動に移る
5.個人(サブチーム)の問題として捉えない:チーム全体の問題であり、チーム全体で考えよう

そして、チームによる問題解決を実施し、かつ、チームを育てていく責任があります。

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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