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第11回 ジョブ・ディスクリプション (2009.01.23)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代


◆ジョブ・ディスクリプション(職務記述書)

人的資源知識エリアの計画プロセス群に人的資源計画プロセスがあり、そのツールと技法に組織図と職位記述書がある。
それらは、チームメンバーの役割と責任を文書化するためのツールであるが、以下の3種類の書式がある。

・階層型チャート
 WBS:ワークパッケージごとやその上位階層で責任範囲を示す
 OBS:アクティビティやワークパッケージを組織に基づいて配置する
 RBS:資源の種類別にプロジェクトをブレークダウンする

・マトリクス型チャート
 RAM:作業とチーム・メンバー間の関係を図示する

・テキスト型チャート
 職位記述書:詳細な説明が必要な責任について、権限、コンピンテンシー、資格などを示す

この中のテキスト型チャートとして、より具体的な職務を記述するもので、ジョブ・ディスクリプションというものがある。

ジョブ・ディスクリプションは、ソフト・マネジメントスキルと呼ばれている部下指導法の一部であり、アメリカでは、職務とセットで必ず存在し、ジョブ・ディスクリプションは会社に採用されると必ず渡されるものであり、この職務を行ってくださいと書かれているそうだ。
全ての職務に対する職務記述書が人事部にファイリングされているそうである。

職務の定義と内容、その職務についた人が実際に何をすべきかを具体的に記したものであり、次の用途に使わる。

・基本給の決定
・人事評価
・採用時の手引き
・職務価値の評価
・昇格に必要な知識や技能の定義
・賃金改定

つまり、仕事を進める上でなくてはならないものですが、日本の職場では、見かけることは少ない。
日本では、「あうん」の呼吸とか以心伝心とかいう言葉もあり、チームで仕事をすることも多く、協調性が重要であり、柔軟に仕事を進めることが求められ、また自然にそのように振舞うことを身につけていることも多い。

しかし、プロジェクトではいろいろな土壌、文化の人が集まっていることも多く、以心伝心を求めることはできない。

そのため、プロジェクトマネジャーはチームメンバーに
「このプロジェクトでは、あなたはこの職務を行ってください」
とジョブ・ディスクリプションで、期待や目標や作業内容を明確に示すことで、行うべき作業を明確にし、ジョブ・ディスクリプションを作っていく過程でチームビルディングを兼ねることもできる。
同じ職務に複数人がいる場合は、その人たちに集まって作ってもらう。

その作り方には3通りあり、
・プロジェクト・マネジャーがジョブ・ディスクリプションを作成し、メンバーに見せ、ディスカッションをしながら完成する
・メンバーに自分の仕事をジョブ・ディスクリプションに記入してもらい、プロジェクト・マネジャーがチェックしながら完成する
・既存(雛形)のジョブ・ディスクリプションを修正する

記載する内容は、個人名、職務名、職務の概要、職務要件(職務実施の為に必要な要件)などです。

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 2.コミュニケーションの難しさ(演習)
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 4.コミュニケーションマネジメントを計画する
 5.コミュニケーションマネジメントの実践(進捗報告のロールプレイ) 
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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