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第22回 プロジェクトスポンサーの活動:マネジメントコミュニケーション(2009.07.06)

プロジェクトマネジメントオフィス 好川 哲人


プロジェクトスポンサーの機能として一つ目は目的の話をした。二つ目は、マネジメントサポート。

◆マネジメントサポートがないのはマネジャーだけの問題ではない

プロジェクトに対するマネジメントサポートがないのは、「丸投げ」で、マネジャーの怠慢であると言ってしまえば、それまでだが、現実にはそこまで単純ではない。マネジャーは手助けをしたいのだが、手を出すと「介入」していると煙たがられるので、手が出せないというケースが意外と多い。

このもう少し、極端なケースは、介入されたくないので、プロジェクトマネジャーはお座なりの報告しかせず、アドバイスなり、サポートをしようと思ってもしないというケースが少なくない。

その仕組み作りまでがマネジメントサポートなので、本来はこういうものの言い方はおかしいのだが、まあ、多少はマネジャー側にも同情の余地があるといったところだ。

マネジメントサポートの中でもっとも重要なものは何かというと、プロジェクトマネジャーが安心して、プロジェクトを進めていけるようにすることである。


◆信頼関係の構築のために

そのために、必要なことは、困っているときにはいつでも助けてくれるという信頼関係の構築である。難しいのはそのために、何をするかである。ここで必要なことは、

・エンパワーメントがきちんと行っている
・簡潔なプロジェクト状況報告書があがってくるようにする

の2つである。

エンパワーメントをうまく行なうためには、第8回から、何回かに渡って述べたように

(1)目的・目標の合意
(2)自由度の供与
(3)補完的な支援

の3つが重要である。


◆最小限の報告を求める

さらに、(3)にとって重要なことは、必要最小限の報告が上がってくるような仕組み作りである。

そこで、必要最小限の報告とは何かということになるのだが、多少、禅問答的になることを容赦して頂くと、

自分が支援するために必要な情報がきちんと上がってくること

である。

ここでもっとも大きな問題は、昔から日本組織では欠点の一つとして指摘されることの多い、情報の一方通行である。つまり、現場は粛々と報告を上げるのだが、組織側の支援がない。何のために報告をしているのかわからなく成り、報告は形骸化する。

そこで出てくるのが、

通常は直接手出しをしないが、問題が発生した場合にはいつでも対応する

という行動である。


◆マネジメントコミュニケーションプランを作れ!

ここで、マネジメントサポートを行うのであれば、必要な情報のすべてを報告で取ろうなどと考えないことだ。少なくとも、現場の直属の上司への報告は、「コミュニケーションを起動するため」に行うものであって、報告ですべてを理解するためのものではあってはならない。これが現場重視というものだ。

ということで、マネジメントサポートの第一は、コミュニケーションプランを作って、プロジェクトマネジャーに提示することである。そして、その実行によって、コミュニケーションを起動するために必要な情報を得るように心がけることである。これをマネジメントコミュニケーションという。

間違っても、コミュニケーションプランはすべてプロジェクトで立てろなどと言ってはならない。プロジェクトコミュニケーションとマネジメントコミュニケーションは別ものである。プロジェクトコミュニケーションの計画はプロジェクトが作るが、マネジメントコミュニケーションはプロジェクトスポンサー(マネジャー)が作るべきものである。

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著者紹介

好川哲人、MBA、技術士
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス代表、PMstyleプロデューサー
15年以上に渡り、技術経営のコンサルタントとして活躍。プロジェクトマネジメントを中心にした幅広いコンサルティングを得意とし、多くの、新規事業開発、研究開発、商品開発、システムインテグレーションなどのプロジェクトを成功に導く。
1万人以上が購読するプロジェクトマネジャー向けのメールマガジン「プロジェクトマネジャー養成マガジン」や「プロジェクト&イノベーション(無料」、書籍出版、雑誌記事などで積極的に情報発信をし、プロジェクトマネジメント業界にも強い影響を与え続けている。

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