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No49. パフォーマンス目標の達成《PMstyle》(2016.01.27)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代

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【目的】まだ実現できていないパフォーマンス目標を達成する

【用途】プロジェクト実行中、コントロール中

【効用】メンバーのモチベーションを維持し、そのことで成果の達成が堅実になる

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◆パフォーマンス目標の達成

プロジェクトの目的を実現するには、実現するためのベースライン計画を策定し、ゴールに向けて、その進捗を測定し、差異があれば、何らかの対策を行うことが必要です。

そして、差異についても、計画策定時に、以下の指標を決めておき、少なくとも、回復可能範囲を超えないように、パフォーマンスの問題(進捗の遅れなど)を解決します。

・許容範囲内:正常と判断する
・回復可能範囲内:異常だが、ベースライン計画の変更は必要ない
・回復可能範囲を超える:ベースライン計画の変更が必要、いわゆるリカバリー

パフォーマンスの問題は、通常、以下の要因から発生します。
言い代えますと、これらは、リスクの原因となり、スケジュール遅れ、予算オーバー、品質未達成などのリスクが発生し、プロジェクトに多大な影響を及ぼす恐れのある要因です。

・委譲された責任やオーナーシップが明確ではない
・アクティビティに必要な知識、スキル、素質などが不足している
・アクティビティを完了するために必要な仕事量を投入することができない
・アクティビティ完了のための必要なリソースが不十分である
・アクティビティに必要なインプットが遅れる
・情報配布で重要視しているレポートが不適切である
・アクティビティの優先度を高くしていない、かつ、コミットメントも低いメンバーが別の組織から参加している
・報酬や貢献度がプロジェクト目標の達成と結びついていない
・アクティビティに対して、可視化できるメトリクスがない

リスクマネジメントにおいて、上記の要因で発生しうるリスクを評価し、大きいリスクと判断されれば、何らかの事前対策が講じられるはずです。

にも関わらず、パフォーマンスの問題(進捗の遅れなど)が発生した場合、できれば許容範囲内、少なくとも、回復可能範囲内に納めるために、リスク、コミュニケーション、チームワークの観点から対処します。

フェースツーフェースにてチームメンバーが集まり、リスクについて話し合います。

・実施したリスク対策の有効性
・リスクの現在の発生確率と影響度
・予兆の発現

また、実際に遅れているアクティビティの責任者がその問題に対する対策について発言し、それらについて他のメンバーもチームの問題として一緒に解決策を考えます。

このチームによる問題解決の詳細については、こちらのコラムをご参照ください。

 PMの道具箱 第51回 チームによる問題解決

また、進捗報告のポイントについては、こちらのコラムをご参照ください。

 PMの道具箱 第21回 進捗報告の5つポイント


上記のフェースツーフェースの話合いによって、チームビルディグができ、プロジェクトチームをとして活動することで、チームパフォーマンス向上につながります。

また、どうしても解決できない、またはプロジェクトチームの権限範囲を超えると判断した場合は、上位組織にエスカレーションし、解決策を委ねることも、最後の手段として考えます。


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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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