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No37. プロジェクトスポンサーとの計画変更交渉《一般》(2015.10.23)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代

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【目的】プロジェクト計画の変更承認とプロジェクトスポンサーの協力を得る

【用途】プロジェクト計画の変更が必要になった場合、変更をスムーズに行う

【効用】プロジェクトゴールへの到達確率が現状より向上する

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◆プロジェクトスポンサー(PMの上長)との計画変更交渉

プロジェクトにおいて、計画変更が必要になった場合は、まずデータを用意しましょう。

計画変更が必要になる場合とは、プロジェクト計画を実行した結果として、プロジェクト目標が達成できないかもしれないことが想定される場合であり、データとは、プロジェクト計画、特にスコープ、タイム、コストの計画をボトムアップで作成した際に使ったデータです。

スコープ、タイム、コストの計画は、まず、WBSを作成し、ブレークダウンされた最下位のWBSの項目をアクティビティ(作業)として定義し、そのアクティビティについて、所要期間見積り、資源見積り(何人で、どんな設備を何台使って)、作業の順序を設定し、スケジュールに展開します。また、資源見積りの結果を集計し、リスク予備費を見込んで、予算を作成します。

つまり、プロジェクトの作業に関する計画は、このようにボトムアップで作成しますので、ボトムで見積もったデータが実現可能かどうかによって、ボトムアップされた計画が実現可能かどうかの判断ができるわけです。

そのため、プロジェクトスポンサーに計画変更について交渉する準備として、以下のデータを集めます。

・マイルストーンレベルのプロジェクトスケジュール
・WBS
・アクティビティの所要期間見積りに基づくガントチャート(スケジュール表)
・アクティビティの資源見積り、コスト見積りに基づく予算表とリソース計画

上記の計画データと現状のプロジェクトの状態を示すデータを提示し、このままでは初期のプロジェクト目標が達成不可能であることを、ファクトベースで説明することから交渉を始めます。

プロジェクトスポンサーは、プロジェクトマネジャーより、権力と権限を持っていますので、プロジェクトマネジャーの懸念や意見を論破することは容易であり、交渉が失敗で終わらないように、信用獲得できるデータを準備しておきましょう。

次に、交渉の目標を設定します。
例えば、スケジュールの延長、リソースの追加などです。そして、それを元に、最良と思われる代替案(プロジェクト計画の変更)を作成し、プロジェクトスポンサーとの交渉に臨みます。
その際には、できれば、チームメンバーをプロジェクトスポンサーに見立てた、リハーサルなどを行い、想定される批判的な意見に対する回答を準備しておくのも、よい方法です。

プロジェクトスポンサーとの交渉では、代替案を提案し、それによって、現状ではおそらくできないであろうプロジェクトゴールに到達できる点について、アピール・議論をします。

基本的に、交渉は、WinWinの姿勢で行います。

プロジェクトマネジャーは設定した交渉の目標を達成するために、プロジェクトスポンサーや他のステークホルダーが現時点では、Winできないこと、代替案を実施することで、Winできることを粘り強く説明、提案します。
代替案はリカバリープランとして採用される場合もあり、プロジェクトスポンサーの判断により、プロジェクトが中止になったり、プロジェクトを小規模なプロジェクトに分ける場合などがあります。
小規模なプロジェクトに分けることは、現プロジェクトを早く終わらせ、残りを次プロジェクトで実施することによって、早く終わらせたプロジェクトの成果物によるベネフィットを早く享受するというメリットがあります。

プロジェクトの中止、リカバリーについては、下記コラムをご参照ください。

PMstyle Kit No14. プロジェクトの中止

PMO進化論 第7回 プロジェクト運営技術支援〜プロジェクトリカバリー(1)


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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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