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No36. 進捗情報収集《一般》(2015.10.16)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代


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【目的】定期的に進捗情報を収集することで、プロジェクト状況を把握する

【用途】プロジェクト実行中の進捗情報を収集する

【効用】タイムリーで正確な進捗データを取得し、早期に問題を発見できる

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◆進捗情報収集

プロジェクトマネジャー、プロジェクトリーダーの主な責任は、プロジェクトの状況(進捗)を測定することだと言えます。

進捗の測定については、コミュニケーション計画で策定され、プロジェクト作業の実行・コントロールや調達コントロールのために計画に従って、実施します。

進捗情報の収集には、多くの方法がありますが、以下の方法にて実施されています。

往々にして、トラブルについてはできるだけ最小化し、具体的な事象についてのみの報告になりがちではないでしょうか。

・メール
・文書または、グループウェア上のフォーマット
・PMOから受ける情報
・1対1の面談
・電話での会談
・プロジェクトミーティング(チームミーティング)

上記のどの方法でもかまわないのですが、正確で有用な情報を収集することが目的です。

ですので、報告を複雑な方式や過剰な情報を求めますと、だんだん報告が形式化してしまいますので、できるだけシンプルな方法とし、有用な情報を得ることができるようにします。

また、報告された情報について、使っていない、読んでいない、などの態度を見せますと、これも有用な情報を得ることができなくなってしまいますので、進捗情報提供に関する感謝を示し、報告データを必要な情報として必ず使うようにします。

集める情報には、ハードデータとソフトデータの2種類があります。

ハードデータとは、差異分析などで使ういわゆるプロジェクトメトリクスと呼ばれるデータであり、ソフトデータとは、特定の情報というよりも、逸話や噂、風説として流れてくるような情報のことであり、進捗情報を収集する場などで聞く話や非公式なコミュニケーションによって得る情報のことです。

ハードデータとしては、以下のような情報があります。

・アクティビティが完了しているのか、遅れているのか
・アクティビティの開始日と完了日
・完了していないアクティビティの遅れを取り戻すために必要な期間
・マイルストーンが守れたのか、守れなかったのか
・アクティビティにかかったコスト
・成果物のテストの結果

ソフトデータとして、以下のような情報がありますが、ハードデータに比べて、ソフトデータの方が、問題をあぶり出すことに長けていると言われていますので、できるだけ収集することを心がけます。

・新しいプロジェクトや他の作業によって発生する優先順位のコンフリクト
・チームメンバーの生産性
・プロジェクトの環境に関する変更の可能性
・プロジェクトに必要なインプット(情報、リソースなど)の遅れに関する噂など
・共通の根本原因による問題の状況
・コンフリクトの解決には、より強い権限が必要らしい
・問題のエスカレーションによる決定の遅れ

また、進捗情報収集において、注意したいポイントについては、以下のコラムもご覧ください。

PMの道具箱 第21回 進捗報告の5つポイント


◆関連セミナーを開催します
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  日時:2017年 10月 19日(木)10:00-18:00(9:40受付開始)   
  場所:ちよだプラットフォームスクウェア(東京都千代田区)
  講師:好川哲人(エム・アンド・ティ コンサルティング代表)
  詳細・お申込 http://pmstyle.biz/smn/conceptual_skill.htm
  主催:プロジェクトマネジメントオフィス、共催:PMAJ
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 【カリキュラム】
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  4.応用力を高める
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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