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No34. 調達プロセス(3)〜調達コントロール《一般》(2015.10.02)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代


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【目的】プロジェクト成果物の外製部分の品質を保証する

【用途】外注作業をマネジメントし、契約した供給者と信頼関係を構築する

【効用】タイムリーで適正な成果物を獲得できる

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◆調達コントロール

前号までは、調達プロセスの調達計画と調達実行を取り上げました。

 PMstyle Kit
 No32. 調達プロセス(1)〜調達計画《一般》

 No33. 調達プロセス(2)〜調達実行《一般》

本号は、それに続く、調達コントロールです。

調達コントロールでは、2つの重要なコミュニケーションに着目します。

タイムリーで適正な成果物を得るために必要なコミュニケーションと、変更管理を行うのためのコミュニケーションです。
そのためには、まず、供給者それぞれとの信頼関係を築いていくための責任者を決めることが重要です。いわゆる担当者、窓口と呼ばれている人のことです。

その責任者は、信頼関係を構築していくとともに、定例ミーティング、変更管理、契約や支払に関すること、課題管理などを行い、問題のエスカレーション(自分の範囲では解決できないことについて、上司などに相談し、それを預けること)などを行うことで、外注先との関係に対して、責任を持ちます。つまり、外注先のマネジメントにオーナーシップを持ちます。

そして、目指したいのは、外注先にも個々の作業や成果物に対して、オーナーシップを持ってもらいます。

オーナーシップとは、そのタスクに関する説明責任、実行責任、権限を持つ、タスクの所有者という考え方です。人任せ、他人ごとではなく、自分事として、そのタスクの遂行に責任を持ち、そのタスクを実行するために必要な権限も有するという考え方です。

外注先の方々にオーナーシップを持って成果物を完成してもらうために、動機づけ、承認、報奨、などを行いながら、信頼関係を築き、作業を遂行してもらう責任が、外注マネジメントでは必要だということですね。

と、言いながら、最終的には、適正かつタイムリーに成果物を獲得するためのコントロールが最も重要ですので、進捗状況を把握するためのコミュニケーションを行います。一般的には、請負であれば、1ヶ月に1回、派遣などであれば、1週間に1回の進捗報告会議を行います。そして、信頼関係の再構築を行うために、フェースツーフェースが望ましいと言われています。
現状抱える問題がある場合は、その問題を共有し、WinWinの解決ができるような関係を作っていくのも、定例会議の役割です。

また、変更管理については、できるだけ、契約変更が発生しない範囲で解決することが得策だと言われています。変更が発生するということは、スコープ、タイム、コストなどの何らかに差異、トラブルが発生し、統合的に調整し、変更を行おうとしているわけですので、なるべく早く行いたいはずです。
契約変更をするための調整に時間をとるのであれば、なるべく契約変更をせずにできる方法をとるべきです。できれば、WinWinの交渉に取り組みましょう。


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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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