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No27. ミーティングの実行《一般》(2015.06.09)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代

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【目的】ミーティングの目標を達成するために、ミーティングの効率をあげる

【用途】プロジェクト期間を通じて、ミーティングを効率よく実行する

【効用】ミーティングの目標を達成し、かつ、時間を有効活用できる

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◆ミーティングの開始

何よりも、定刻にスタートすることが重要です。

遅れてくる参加者を待っている間に、定刻までに集合している人に対して、不適切な対応、例えば、待っているのは、遅れている人の方が重要だからと感じさせたり、ただ意味もなく待ってもらうようなことをしますと、今後ますます遅れる人が増え、遅れる時間が長くなってしまいます。だから、定刻に開始します。

できれば、定刻までに集合する方が、メリットがあるようなことを行い、遅れることは、他の人に迷惑をかけるだけではなく、自分が困る、もしくは、損をするような仕掛けをすることです。
例えば、ちょっとしたもの(キャンディ1粒など)を配るというようなことです。

そして、参加へのお礼とミーティングの目的とアジェンダの確認から始めます。

実際の現場では難しいかもしれませんが、小規模なミーティングでは、参加者がお互いに既知の関係ではない場合、自己紹介から、大規模なミーティングなど、自己紹介が難しい場合、何か簡単なアイスブレークを行います。このことで、ミーティングへの参画意識を高める効果を得ることができます。

そして、これも実際の現場では難しいかもしれませんが、グランドルールを披露し、合意をしてもらいます。ミーティングにおけるグランドルールとは、以下のようなルールです。

・課題にアタックする。発言者にではない。
・同時には、複数の人が発言しない
・ミーティング中は、携帯電話などの電源を切るかバイブにする
・すべての参加者が発言する権利がある
・すべての参加者は発言は簡潔にする義務がある
・発言内容を記録すべきである
・ファシリテーターと記録者はサイクリックに交代する
・すべての参加者はミーティングの首尾に責任がある

などです。
できれば、ミーティングの目的を達成するために、より効果が上がるグランドルールを1つだけでもいいので、設定します。
例えば、何かを決定するミーティングであれば、反対や賛成の意見を出やすくするために、「今日のミーティングでは、○○を決定する予定ですので、○○に対する意見についてのみ、反対や賛成や代替案を表明するようにお願いします。」などです。

その後、アジェンダに沿って、議事を進めますが、ファシリテーターは予定通り進むように、プロセスを重視して進め、記録者は、ミーティング開催中の意思決定、提案、結論などのすべてのことを記録します。

また、決定した事柄について、それを実現するための行動、そして得られる成果物、アサインされた担当者(責任者)、完了日を明確に定義し、それらも記録します。

議事内容について問題が発生した場合や、付随する新たな問題が発生した場合には、直ちに解決案の検討に移るのか、別日程にて行うのかを決めます。

コンフリクトマネジメントの詳細については、次回に。

ミーティング時間が長くなる場合、特に1つの議題に関する話し合いが長くなった場合には、リフレッシュの時間を設けることによって、参加者のモチベーションの維持に努めることもファシリテーターの役目です。

また、議題との関連は少ないけれど、重要な発言、権限のある人の発言だけれど、議題との関連が少ない場合など、パーキングロットと呼ばれるような箇所にトビックスとして記録するなどの配慮を行うことも、ファシリテーターの役目です。

◆ミーティングの終了とフォローアップ

ミーティングの最後には、決まったことの確認を行います。特に、次回までに行うべきこと、その担当者(責任者)、そして、作成する成果物とその期限を確認します。そして、ミーティングの記録から、サマリーを作成し、参加者に配布します。

パーキングロットも含めて、次回までの行動について、フォローを行いながら、次回ミーティングの準備を行います。

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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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