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No26. ミーティングの計画《一般》(2015.06.02)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代

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【目的】効果的なミーティングプロセスを実施するために準備をする

【用途】プロジェクト全期間を通じて、ミーティングを計画する

【効用】ビジネス価値の実現のためにミーティングに積極的に参加し、成果を生む

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◆ミーティングの計画

今さらでもないのですが、ミーティングは準備が重要であり、当たり前なのですが、それは、ミーティングの目的・目標を定義するところから始まります。

言うまでもなく、ミーティングにはコストがかかりますので、それに見合った成果を出さなければ、開催する意味がありません。ここは皆さんの認識が一致するところだと思うのですが、なかなか、実際に行うことが難しいようです。

ですが、成果を出すためには、次の3つのことを決めておく必要があり、これらの準備は必ず行いましょう。

・アジェンダ(議事日程)と議題
・参加者と役割
・ミーティングの戦略

アジェンダには、ミーティングを開催する日付、開始時間と終了時間、場所、そして、議題を記載し、参加予定者に事前に送り、参加を促します。

ミーティングでは、

・重要な決定を誰がするのか
・ミーティングの成果に影響するのは誰なのか
・専門的技術の議論ができるのは誰なのか

などを考慮し、参加者を決定します。
そして、効果的なミーティングのためには、モチベーションによるところが大きいですので、参加者の中に、次の2つの役割をになった人を含めます。

それは、ミーティングのプロセスに関与するファシリテーターと、ミーティングのコンテンツに関与しマネジメントを行う役割の人です。

ファシリテーターは予定通り、議題を進めることに従事し、マネジメントに従事する人は、議題において、議論が分散しないように交通整理を行います。

もちろん、一人で2つの役割を担っても、二人で分担してもどちらでも構いません。

そして、ミーティングで行ったことを記録する記録係も必要です。記録係は結論だけではなく、ミーティングで発生したことすべてを記録するようにします。

また、ミーティングを効率的に進めるために、ホワイトボードやプレゼン用の機材などの準備、リフレッシュのための準備、全員の顔が見えるようなテーブルや椅子の配置、そのために必要な十分な広さの部屋などを準備します。

当たり前のようなことのようですが、不足しているものはないか、もう1度確認してみましょう。

ミーティングの効率的な実行については、次回に。



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  【カリキュラム】                     
 1.コミュニケーションとは何か
 2.コミュニケーションの難しさ(演習)
 3.プロジェクトにおけるコミュニケーションとコミュニケーションマネジメント
 4.コミュニケーションマネジメントを計画する
 5.コミュニケーションマネジメントの実践(進捗報告のロールプレイ) 
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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