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No25. スタートアップワークショップ《一般》(2015.04.10)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木道代

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【目的】プロジェクトのゴールや計画に対しての理解を得る

【用途】プロジェクト計画時やは実行時に、ワークショップにて計画を作成する

【効用】プロジェクトチームに一体感ができ、プロジェクトを素早くスタートできる

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◆スタートアップワークショップ

プロジェクトスタートアップワークショップには、大きなメリットがあります。

それは、顔を突き合わせたミーティングを行うことで、チームマネジメントの土台となる信頼関係構築ができることです。

チーム構成には、グローバルなチームやバーチャルチームや大人数のチーム、少人数のチームなど、いろいろなチームがありますが、プロジェクトが成功に終わる場合と失敗に終る場合には、いくつかの相違点が共通的にあります。

それは、プロジェクトを開始するときに、プロジェクトについて理解しているかどうか、素早い、かつ効率的にスタートできたかどうか、プロジェクト計画作成に協力的だったかどうか、チームメンバーは動機づけされ、熱意を持って取り組んでいるかどうかです。

これらができているかどうかによって、どんなチーム構成であっても、コストやスケジュールなどが大きく変動します。パフォーマンスが変わるということです。
皆さんも思い当たるふしがあるのではないでしょうか。

それでは、どうすれば、これらができるのでしょうか。

1つの方法として、スタートアップワークショップを開催し、その中で、信頼関係構築を行うことです。ワークショップでは、プロジェクトのビジネスケースを作成しますが、プロジェクトについて議論することで、お互いの考えを知り、そのことによって、コラボレーションし、作成していきます。

ビジネスケースとは、プロジェクトまたは意思決定を承認するに至った理由を論理的かつ事実に基づいて説明するドキュメントのことであり、次の目的のために作成します。

・プロジェクトを進めるための承認を得る
・社内部門プロセスや予算委員会プロセスを経て、プロジェクトのために必要な資源を入手する
・資金を調達できた場合、(利用可能な資源で)プロジェクトで何を達成できるのかを明確にする

また、基本ビジネスケースと詳細ビジネスケースがあり、記載する内容は、以下の項目です。

●基本ビジネスケース
1.現在のビジネスの概要
2.ビジネスにおいて解決すべき主要な課題
3.課題解決により生じる機会
4.主要なアクションと責任(アカウンタビリティ)

●詳細ビジネスケース
1.機会
2.目標
3.目標達成の戦略
4.プロジェクトビジョン
5.スコープ
6.マイルストーン
7.投資
8.受益者
9.ベネフィット

上記の項目をワークショップにて、話合い、ドキュメントにまとめていきます。

また、プロジェクト初期のミーティングには、キックオフやプロジェクト立上げミーティング、プロジェクト計画ワークショップ、プロジェクト着手ミーティングなどと呼ばれているものがあります。

プロジェクトスタートアップワークショップは、チームビルディングのために、チームメンバーやできれば、プロジェクトスポンサーも参加し、ビジネスケースを作成するところから始めます。
そして、プロジェクト憲章にまとめ、WBS、アクティビティ所要期間見積り〜スケジュール作成、リスク特定までを小規模プロジェクトであれば、半日、それを超える規模であれば、数日間かけて開催します。

ワークショップですので、フリップチャートやペン、ホワイトボードなどを準備し、誰かがファシリテーターとなり、誰かが記録を行いながら、上記の計画を作成していきます。プロジェクトスポンサーが同席すれば、プロジェクト憲章への承認も行え、効率的にワークショップを進めることができます。

そして、ワークショップ終了後には、チームとして活動できる状態になり、素早いプロジェクトの立ち上がり、そして自分たちが納得している計画の実行と、効率の良い立ち上がりできることになります。

スタートアップワークショップを開催しましょう。

◆関連するセミナーを開催します
━【開催概要】━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
◆ステークホルダーマネジメント〜相手の世界を理解し、信頼関係を築く◆7PDU's
  日時・場所:【東京】2017年12月12日(火)10:00-18:00(9:40受付開始)
           銀座ビジネスセンター(東京都中央区)
        【大阪】2018年 01月 22日(月)10:00-18:00(9:40受付開始)
           大阪市中央公会堂(大阪市北区)
  講師:鈴木道代(株式会社プロジェクトマネジメントオフィス,PMP,PMS)
  詳細・お申込 http://pmstyle.biz/smn/stake20.htm
  主催 プロジェクトマネジメントオフィス、共催:PMAJ
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【カリキュラム】
1.ステークホルダーマネジメントとは何か
2.ステークホルダー分析の手法
3.ステークホルダーの期待をマネジメントする
4.ステークホルダーのプロジェクトへの協力を得る
5.ステークホルダーと交渉する
6.ステークホルダーマネジメントを計画する
7.ケース
 ・顧客とのよい関係を作る
 ・上位組織を動かす
 ・チームを結束させる
8.ステークホルダーマネジメントの難しさ
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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