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第6回 PMの基本!充実したテンプレートの作成 その6(2007.06.15)

アイ・ツー・マネジメント 代表取締役 岡野 智加

テンプレートに事前設定しておくと便利な設定についてこれまでお話ししてまいりましたが、今回は、標準スケジュールについてお話ししたいと思います。
テンプレートに、標準的なスケジュールがあれば、プロジェクトファイルの作成が非常に効率的になりますが、Microsoft Office Project(本文ではMS Projectと省略)で標準的なスケジュールを作成する場合、以下の標準的な情報を入力します。

・ 標準WBS(アクティビティ)の入力
・ 標準マイルストーンの入力
・ 標準スキルの入力
・ 標準スキルの割り当て
・ 標準期間の入力
・ 標準順序の設定

今回は、それぞれの入力方法とWBSの構成についてお話しします。
私が主査を務めております、PMI日本支部のPMBOK委員会 実用化ワーキンググループで、PMBOK(R)を実務に活用するためのテンプレートを作成しておりますが、そのテンプレートについての意見交換を行っております。毎回テーマを決めて、少人数で意見交換(ワークショップ)を行っておりますが、5月のテーマが「スコープ・ベースライン(WBS、WBS辞書、スコープ記述書)」でした。特にWBSについて活発な意見交換ができましたので、その御報告も兼ねてWBSの構造についてお話しさせて頂きます。尚、PMBOK(R)テンプレートやワークショップの報告書は、PMI東京支部にて無料でダウンロードすることができます。
更に、PMBOK(R)テンプレートの紹介セミナーが7月3日に開催されます(9月に大阪開催予定)。詳細やお申し込みはPMI東京支部のホームページを参照下さい。

■標準スケジュールの作成
まずは、標準スケジュールの作成方法についてです。

●標準WBS(アクティビティ)の入力
@ [ガントチャート]ビューで[タスク名]にWBSの要素成果物名を入力します。
A レベルを設定したいタスクを選択して、[書式設定ツールバー]の(レベル上げ下げボタン)をクリックしてレベルを設定します。
B MS Projectでは、アクティビティを別途入力する機能はないので、WBSの下位の構成要素としてアクティビティを入力します。WBSの要素成果物とアクティビティが区別できるように、アクティビティは「○○を××する」という表記で入力すると良いでしょう。

     

●標準マイルストーンの入力
@ [ガントチャート]ビューで[タスク名]にマイルストーン名を入力します。
A レベルを設定したいマイルストーンを選択して、[書式設定]ツールバーの(レベル上げ下げボタン)をクリックしてレベルを設定します。
B 「○○完了」などの重要な節目を示すマイルストーンは、期間を0日に設定します。
MS Projectでは、マイルストーンは、タイムスケールにひし形表示されます。



C 「顧客へのプレビュー」などのように重要なイベントを示すマイルストーンの場合は、タスク名をダブルクリックして表示される[タスク情報]ダイアログボックス」の[詳細]タブで[マイルストーンに設定する]チェックボックスをオンにします。

  

●標準スキルの入力
@ [リソースシート]ビューを表示します。
A [リソース名]に標準的なスキルを入力します。

          

●標準スキルの割り当て
@ [ガントチャート]ビューで[標準]ツールバーの(リソースの割り当てボタン)をクリックして[リソースの割り当て]ダイアログボックスを表示します。
A リソースを割り当てるタスクを選択して[リソースの割り当て]ダイアログボックスから割り当てるリソースを選択し、[割り当て]ボタンをクリックします。



●標準期間の入力
[ガントチャート]ビューの[期間]フィールドに期間を入力します。

●標準順序の設定
@ [ガントチャート]ビューで、順序を設定したいタスクを行う順番に選択します。
A [標準]ツールバーの(タスクのリンクボタン)をクリックします。
B 依存関係を変更する場合は、リンク線をダブルクリックして表示される[タスクの依存関係]ダイアログボックスの[依存タイプ]から依存関係を選択します。
C リードタイムやラグタイムを設定したい場合は、[間隔]に性の値または負の値を入力します。

      


■WBSの構成
WBSの構成については、PMBOK(R)では、様々な構成があると書かれています。
例えば、PCが最終成果物とすると、第一レベルは、要素成果物やフェーズに分割される例が考えられます。

【第1レベルが要素成果物の例】
     
【第1レベルがフェーズの例】

現在公開されているテンプレートのWBS構成は、プロジェクト立ち上げ→計画→実行→監視コントロール→終結というプロセス群で、第一レベルが構成されています。
尚、今回のテンプレートは、中規模ITプロジェクトの事例です。
このテンプレートでは、実行に、要件定義などのフェーズが含まれています。



上記テンプレートに関して、今回のワークショップでは、以下のような意見が出ました。

WBSはその使用目的によってどのような形であってもよいのだが、EVMを実施することを目的としたWBSをテンプレートとして提示するなら、テンプレートは不適当。
EVMを前提とすればWBS要素はバリューを定義できる単位であることが必要。つまり今回の事例のようにプロダクトオリエンテッドなプロジェクトであればプロダクトの要素がWBS要素として定義されることが必要。バリューが定義されるWBS要素によって情報システムが定義されることによって初めて意味のあるEVMが可能になる(意味のあるEVMとは進捗状況と着地点予測が精度よく行えることをいう)。
計画値にバリューを持たせられるような構造にするには、各要素成果物のWBS要素の下にそれを作り上げるための作業(設計、製造、検査、等)を明記して、成果物が完結するようにしなければならない。
また、WBSのあるべき姿としては、レベル1に「プロジェクトマネジメント」を定義し、それ以外は「プロダクト、サービス、プロセス」の各WBS要素を定義することになっているが、テンプレートでは「プロジェクトマネジメント」と「プロダクト、サービス、プロセス」とが渾然一体となっていて各WBS要素のバリューがプロジェクトマネジメントを含むような形になっている。このこともEVMを実施するうえでは不適当といわざるを得ない。

この意見を受けて、議論をした結果、EVMが前提で、バリューを定義するようなWBSにするには、各構成要素にはバリューが検証できるような「検査」要素が必要ということと、プロジェクトマネジメントは第1レベルで別に構成する必要があるという結論になりました。
その結果、以下のようなテンプレート構成になりました。

 

尚、PMBOK(R)のプロセスに従った、プロジェクトマネジメントのWBS及びアクティビティとそのスケジュールは、以下のとおりです。



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 5.予算計画書の書き方
 6.リスク計画書の書き方
 7.ステークホルダー計画書の書き方
 8.コミュニケーション計画書の書き方
 9.プロジェクト計画全体の整合と各計画書の調整
 10.プロジェクト計画書の使い方と段階的詳細化
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著者紹介

岡野 智加    アイ・ツー・マネジメント 代表取締役

大手ISベンダーなどにてOracleをはじめとするソフト・トレーニングの講師経験を経て、現在、Microsoft Office Projectセミナーに特化した教育事業経営を行っている。
1998年に日本初の、プロジェクトマネジメントの世界標準であるPMBOKTM(Project Management Body of Knowledge)に準拠したMicrosoft Office Projectセミナープログラムを独自開発。これまでの単なる操作方法を習得するセミナーではなく、プロジェクトマネジメントプロセスに従ったMicrosoft Office Projectの実践的活用ノウハウが習得できるセミナーを開発。
開発当初からこの今までに無い実践的な内容のセミナーは、当時、プロジェクトマネジメントをいち早く導入しようとしていた日本の最大手企業から高い評価を得る。
マイクロソフト社からも評価され、、2002年には日本初の米国マイクロソフト社公認Microsoft Office Project Official Partnerに認定される。
2002年に出版した書籍は、これまでの単なる操作方法を解説する書籍ではなく、プロジェクトマネジメントのプロセスに従ったMicrosoft Office Projectの活用方法が解説されているということで、大ベストセラーとなり、売れ続けており、その後の書籍及び日本中のセミナー企業へ多大なる影響を与える等、Microsoft Office Project講師として日本におけるリーディングパーソンである。

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