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第5回 PMの基本!充実したテンプレートの作成 その5(2007.05.18)

アイ・ツー・マネジメント 代表取締役 岡野 智加

テンプレートの作成も、重要設定は一通り解説したので、今回は、こんな設定もしておくと便利よっという設定をご紹介します。

今回ご紹介する設定は以下の内容です。
・ 列の挿入・非表示
・ WBS番号のコードの定義
・ フィールドのユーザー設定
・ オブジェクトの新規作成
・ 文字とバーの書式設定

■列の挿入・非表示
ビューのテーブルをユーザー仕様にするために、必要な列の挿入、または不必要な列の非表示をすることができます。

●列の挿入
@ [挿入]メニューの[列]をクリックするか、または、列見出しを右クリックして表示されるショートカットメニューから[列の挿入]をクリックします。
A [列の定義]ダイアログボックスの[フィールド]で挿入するフィールドを選択します。
B 必要に応じて[タイトル]、[タイトルの配置]、[データの配置]を指定します。
C [OK]ボタンをクリックします。

     

●列の非表示
削除したい列の列見出しをクリックして選択したらDeleteキーを押すか、または、列見出しを右クリックして表示されるショートカットメニューから[列の非表示]を選択します。

■WBS番号のコードの定義
既定のテーブルにはWBS番号の列は表示されていないので、必要であれば、「WBS番号」の列をテーブルに挿入します。

     

WBS番号の表示ですが、既定のWBS番号と同じ形式(右記画面参照)であれば、アウトライン番号をタスク名の先頭に表示するオプションでも表示することができます。
右記は、[ツール]メニューの[オプション]の[表示]タブの[アウトライン番号]チェックボックスをオンにしてアウトライン番号を表示し、[サブタスクのインデント]チェックボックスをオフにした状態です。

社内で作業コードが決まっているなどで、WBS番号のコードの定義を変更したい場合は、以下の手順で変更することができます。
尚、WBS番号の形式を変更した場合は、アウトライン番号とは違う形式になるので、WBS番号を表示する場合は、[WBS番号]の列を挿入します。

@ [プロジェクト]メニューの[WBS]をポイントし、[コードの定義]をクリックします。
A [WBS番号の定義]ダイアログボックスの[プロジェクトのWBS番号接頭文字]でWBS番号の先頭に表示する文字列を入力します。
B [WBS番号の設定]の[シーケンス]で各レベルごとにWBS番号の表示形式をドロップダウンリストから選択します。
C [区切り]で各レベルごとに区切り記号をドロップダウンリストから選択します。すると、[番号のプレビュー]で指定した形式を確認することができます。
D [OK]ボタンをクリックします。

     

■フィールドのユーザー設定
WBS番号のように、Microsoft Projectに既に用意されているフィールド以外に、ユーザー独自でデータを入力することができるフィールドとして以下のフィールドがあります。

●[テキスト1]〜[テキスト30] ・・テキストデータを入力する場合に活用できるフィールド
●[数値1]〜[数値20] ・・・・・・・数値データを入力する場合に活用できるフィールド
●[コスト1]〜[コスト10] ・・・・・コストデータを入力する場合に活用できるフィールド
●[期間1]〜[期間10] ・・・・・・期間データを入力する場合に活用できるフィールド
●[フラグ1]〜[フラグ20] ・・・「はい」、「いいえ」で識別する場合に活用できるフィールド
●[日付1]〜[日付10] ・・・・・・日付データを入力する場合に活用できるフィールド

 

●フィールド名の変更
上記の独自データ入力フィールドを使用する場合は、必ずフィールド名を変更します。
そうすることで、そのフィールドが既に使用されていることを確認できるようになります。

@ 独自データを入力するためのフィールドを挿入します。
A 挿入した列の列名を右クリックし、ショートカットメニュー[フィールドのユーザー設定]を選択して[ユーザー設定フィールド]ダイアログボックスを表示します。または[ツール]メニューの[ユーザー設定]をポイントし、[フィールド]を選択します。
B [フィールド]で名前を変更したいフィールドが選択されていることを確認し、[名前の変更]ボタンをクリックします。
C [フィールド名の変更]ダイアログボックスの[新しいフィールド名]に独自のフィールド名を入力します。
D [OK]ボタンをクリックします。

  

            
●フィールドのユーザー設定
独自入力フィールドには、様々なユーザー設定ができます。
[ユーザー設定フィールド]ダイアログボックスの[属性]の[参照]ボタンをクリックすると、入力を効率化できるドロップダウンリストを作成することができます。
[属性]の[式]ボタンをクリックすると、Excelのようにフィールドに式を設定することができます。
式を設定した場合は、[タスクとグループサマリー行の計算]及び[割り当て行の計算]でオプションを選択します。
フィールドのデータを条件に従ってマーク表示する場合は、[表示する値]で[マーク]ボタンをクリックします。

■オブジェクトの新規作成
Microsoft Projectには標準的なオブジェクトが用意されていますが、ユーザー独自に作成することもできます。
標準的に使用するオブジェクトをテンプレートに設定しておくと便利です。

●テーブルの新規作成
@ 作成するテーブルに独自入力フィールドを使用する場合は、事前にフィールドのユーザー設定を行います。
A [表示]メニューの[テーブル]をポイントし、[その他のテーブル]をクリックして表示されるダイアログボックスで[新規作成]ボタンをクリックします。
B [テーブルの定義]ダイアログボックスでテーブルを定義します。

   

●フィルタの新規作成
ある条件に合うものだけを抽出する機能を「フィルタ」といいます。独自に作成できます。

@ [プロジェクト]メニューの[フィルタ]をポイントし、[その他のフィルタ]をクリックして表示されるダイアログボックスで[新規作成]ボタンをクリックします。
A [フィルタの定義]ダイアログボックスでフィルタの定義をします。

  

●ビューの新規作成
@ ビューバーで[その他のビュー]アイコンをクリックして表示されるダイアログボックスで[新規作成]ボタンをクリックします。
A [新しいビューの定義]ダイアログボックスで、単一ウィンドウのビューを作成する場合は[単一枠ビュー]を、ウィンドウが上下に分割され2つのビューを表示するビューを作成する場合は[分割ビュー]を選択します。
B [ビューの定義]ダイアログボックスでビューの定義をします。
単一枠ビューの定義は右記のダイアログボックスになります。

        
分割ビューの定義は右記のダイアログボックスになります。
        

●グループ化の新規作成
@ [プロジェクト]メニューの[グループ化]をポイントし、[その他のグループ]を選択して表示されるダイアログボックスで[新規作成]ボタンをクリックします。
A [グループ定義]ダイアログボックスでグループの定義をします。

    

上記のオブジェクトを全てのプロジェクトファイルでも使用したい場合は、自分の環境設定として、グローバルテンプレートファイルにコピーします。

■文字とバーの書式設定
ビューを見やすくするための書式設定もテンプレートに事前に設定しておくと便利です。

●文字の書式設定
テーブルの文字やバーの前後左右に表示される文字列の書式を設定します。
文字の書式設定のメニューは2つあります。
サマリータスクなどの設定の対象を指定して書式を設定する場合は、[書式]メニューの[文字列のスタイル]をクリックします。

        

選択した行や列、セルの書式を変更する場合は、[書式]メニューの[フォント]をクリックします。

●クリティカル・パスの書式設定
Microsoft Projectでは、クリティカル・パスは自動的に計算されます。計算されたクリティカル・パスに書式を設定し、識別できるようにします。

[書式]メニューの[ガントチャートウィザード]をクリックして表示されるウィザードで、[クリティカルパス]を選択して[完了]ボタンをクリックすれば、タイムスケール部分でクリティカル・パスが赤く表示されます。
           
 

この設定は、次のバーの書式を設定する前に設定しなければいけません。なぜなら、この設定を実行すると、事前に設定されていたバーの書式がクリアになってしまうからです。

●バーの書式設定
バーの書式設定も、文字の書式設定同様、メニューは2つあります。
サマリータスクなどの設定の対象ごとに書式を設定する場合は、[書式]メニューの[バーのスタイル]をクリックします。

 

[名前]から書式を設定したい対象を選択し、[バーの形]タブでバーの書式を設定し、[バーの文字列]タブでバーの前後左右内側に表示するフィールドを選択します。

 

選択した特定のタスクのバーの書式を設定する場合は、[書式]メニューの[バー]をクリックします。

「タスク配分状況」ビューや「リソース配分状況」ビューのタイムスケール部分の書式を設定する場合は、タイムスケール部分で右クリックして表示されるショートカットメニューから[詳細のスタイル]を選択します。

   

尚、このダイアログボックスで各フィールドの書式を設定するときの注意点ですが、[すべての割り当て行]が[表示するフィールド名]に表示されていると、それに設定されている書式が優先されるので、ユーザーが独自に書式を設定しても割り当て行(リソースの行)には反映されません。
個別に設定した書式を反映するためには、[すべての割り当て行]のフィールドを選択して[表示しない]ボタンをクリックします。

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著者紹介

岡野 智加    アイ・ツー・マネジメント 代表取締役

大手ISベンダーなどにてOracleをはじめとするソフト・トレーニングの講師経験を経て、現在、Microsoft Office Projectセミナーに特化した教育事業経営を行っている。
1998年に日本初の、プロジェクトマネジメントの世界標準であるPMBOKTM(Project Management Body of Knowledge)に準拠したMicrosoft Office Projectセミナープログラムを独自開発。これまでの単なる操作方法を習得するセミナーではなく、プロジェクトマネジメントプロセスに従ったMicrosoft Office Projectの実践的活用ノウハウが習得できるセミナーを開発。
開発当初からこの今までに無い実践的な内容のセミナーは、当時、プロジェクトマネジメントをいち早く導入しようとしていた日本の最大手企業から高い評価を得る。
マイクロソフト社からも評価され、、2002年には日本初の米国マイクロソフト社公認Microsoft Office Project Official Partnerに認定される。
2002年に出版した書籍は、これまでの単なる操作方法を解説する書籍ではなく、プロジェクトマネジメントのプロセスに従ったMicrosoft Office Projectの活用方法が解説されているということで、大ベストセラーとなり、売れ続けており、その後の書籍及び日本中のセミナー企業へ多大なる影響を与える等、Microsoft Office Project講師として日本におけるリーディングパーソンである。

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