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第4回 PMの基本!充実したテンプレートの作成 その4(2007.04.20)

アイ・ツー・マネジメント 代表取締役 岡野 智加

今回は、[ツール]メニューの[オプション]で設定できる様々なオプションのうち、テンプレートファイルに設定すると便利なオプションをピックアップしてお話しします。
また、前回のコラムの補足説明もあります。
補足説明事項としては、「新バージョン(2007)におけるMicrosoft Office Project(本文ではMicrosoft Projectと呼ぶ)の既定のカレンダー」についてです。
これまでのコラムはMicrosoft Project 2003で解説しておりましたが、今回より新バージョンの2007にて解説します。
新機能についても随時お話ししてまいります(^-^)

■環境オプションの設定
[ツール]メニューのオプションでは、様々なオプションが設定できます。
このオプションの設定をテンプレートファイルに設定しておけば、効率的にプロジェクトファイルを作成することができます。

●[表示]タブ

◆プロジェクトのサマリータスク
初心者の方がよく間違える操作方法なんですが、プロジェクト名を一番上の行に手動入力する方が多数います。実は、プロジェクト名の表示非表示は、オプションで設定できるんです。

[表示]タブの[アウトラインオプション]の[プロジェクトのサマリータスク]チェックボックスをオンにすると、テーブル部分の最初の行にID0としてプロジェクト名が表示されます。

      

プロジェクト名は、[ファイル]メニューの[プロパティ]の[タイトル]に入力された文字列か、それが入力されていない場合はファイル名が自動的に表示されます。
プロジェクト名は、セルに直接入力して変更することができます。

●[スケジュール]タブ

■[入力時の期間単位]
[スケジュール]タブの[スケジュールオプション]の[入力時の期間単位]で数字だけ入力した場合に適用される期間の単位を設定することができます。既定は「日」単位です。
途中でこのオプションを変更した場合、サマリータスクはオプション変更の度に自動的に変更されますが、サブタスクは、これから期間を入力するタスクにのみ適用されますので、期間単位を変更したい場合は、期間を入力する前に設定しなければ期間を入力し直さなければいけません。
たから、テンプレートファイルに事前に設定しておくことをお勧めします。

■入力時の作業時間単位
[入力時の作業時間単位]は、サマリータスク、サブタスク関係なく、オプションの変更に従って自動的にいつでも変更できます。
作業時間を何人日とかで見積もる場合は、テンプレートファイルに「日」単位に変更しておくと便利ですね。

●[計算方法]タブ

■達成額
Microsoft Projectでは、アーンド・バリュー・マネジメントをおこなう場合、EVを、期間の達成率で計算するのか、成果物の出来高で計算するのかをオプションで指定します。
Microsoft Projectの既定は、期間の達成率で計算する設定になっています。
通常EVは、成果物の出来高で計算するので、オプションを変更する必要があります。
[達成額]ボタンをクリックして表示されるダイアログボックスの[タスクの既定の達成額計算方法]で[実際の達成率]を選択すれば、EVが成果物の出来高で計算されるようになります。

    

途中でこのオプションを変更しても、既存のタスクの設定は変わらないので、テンプレートファイルに必ず設定しておくことをお勧めします。
また、既定でアーンドバリューを行うのであれば、上記の設定後、右下にある[既定値に設定]ボタンをクリックして、上記の設定を既定値に設定することもお勧めします。そうすれば、今後新規に作成するプロジェクトファイルでは上記の設定を行う必要はありません。
尚、[既定値に設定]ボタンをクリックしても、既存のファイルのオプションは変わりませんので、既存のファイルに上記のオプションを適用したい場合は、個別に手動でオプションを変更する必要があります。

さて、途中で上記オプションを変更した場合、これから入力する新規のタスクにはオプションが適用されますが、既存のタスクのオプションは自動的には変わりません。そんな場合の裏技があります。
それは、オプション変更後、どれかの列見出しをクリックして全てのタスクを選択し、[標準]ツールバーの ([タスク情報]ボタン)をクリックします。すると、[複数タスクの情報ダイアログボックスが表示されるので、[詳細]タブの[達成額の計算方法]から[実際の達成率]を選択します。

  

このダイアログボックスは、選択している複数のタスクに同じ設定を一度に行えるのでとっても便利ですから、覚えておくと役に立ちますよ。

次に、実績を達成率で入力する場合に便利なオプションが以下の2つあります。

◆状況報告日よりも後にあるタスクの完了部分の終了点を、状況報告日に移動する
通常はタスク1のように、現在のスケジュールで達成率が入力されますが、[状況報告日よりも後にあるタスクの完了部分の終了点を、状況報告日に移動する]チェックボックスをオンにすると、予定より早く開始したタスクの達成率を入力した際、タスク2のように、現行スケジュールは無視され、タスクの達成点が状況報告日になります。
さらに、 [タスクの残存部分の開始点を、状況報告日に移動する]チェックボックスをオンにすると、タスク3のようになり、残りの部分は分割されません。

◆状況報告日よりも前にあるタスクの残存部分の開始点を、状況報告日に移動する
[状況報告日よりも前にあるタスクの残存部分の開始点を、状況報告日に移動する]チェックボックスをオンにすると、予定より遅く開始したタスクの達成率を入力した場合、タスク4のように、現行スケジュールどおりに入力されますが、残りの部分の開始日が状況報告日に再スケジュールされます。
さらに、[タスクの完了部分の終了点を、状況報告日に移動する]チェックボックスをオンにすると、タスク4のように、実績入力部分と残存部分が分割されません

  

その他、テンプレートファイルに事前に設定したい項目を設定しておきましょう。
オプションの意味がわからなければ、各タブにある[ヘルプ]ボタンをクリックすれば、そのタブにあるオプションの詳細説明が表示されます。

■前回のコラムの補足説明
●新バージョン(2007)におけるMicrosoft Projectの既定のカレンダー

前回のコラムでお話ししたとおり、2003までは、既定のカレンダーは、「標準」、「休日」、「24時間体制」、「夜間作業」の4つのカレンダーでしたが、2007からは、「休日」カレンダーがなくなりました。
バージョンアップする方は、以前のバージョンの休日カレンダーを構成内容の変更機能を使用してグローバルテンプレートファイルにコピーすれば問題ありませんが、初めて購入する方は、年間の祝日を手動で入力しなければならなくなったのはちょっと不便ですね。
でも、以前のカレンダーに比べると、便利&わかりやすくなった部分もあります。
以前は、単に日付に対して稼働時間を変更したり非稼働日にしたりするだけだったので、いつ、どのような例外を設定したのかがわかりませんでしたが、[例外]タブで、カレンダーの例外を設定できるようになったので、どのような例外設定がされているのかを一目で確認できるようになりました。

   

また、例外の設定は、単に稼働時間を変更したり非稼働日に設定したりするだけでなく、定期的に設定するオプションも付加されました。

   

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 10.プロジェクト計画書の使い方と段階的詳細化
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著者紹介

岡野 智加    アイ・ツー・マネジメント 代表取締役

大手ISベンダーなどにてOracleをはじめとするソフト・トレーニングの講師経験を経て、現在、Microsoft Office Projectセミナーに特化した教育事業経営を行っている。
1998年に日本初の、プロジェクトマネジメントの世界標準であるPMBOKTM(Project Management Body of Knowledge)に準拠したMicrosoft Office Projectセミナープログラムを独自開発。これまでの単なる操作方法を習得するセミナーではなく、プロジェクトマネジメントプロセスに従ったMicrosoft Office Projectの実践的活用ノウハウが習得できるセミナーを開発。
開発当初からこの今までに無い実践的な内容のセミナーは、当時、プロジェクトマネジメントをいち早く導入しようとしていた日本の最大手企業から高い評価を得る。
マイクロソフト社からも評価され、、2002年には日本初の米国マイクロソフト社公認Microsoft Office Project Official Partnerに認定される。
2002年に出版した書籍は、これまでの単なる操作方法を解説する書籍ではなく、プロジェクトマネジメントのプロセスに従ったMicrosoft Office Projectの活用方法が解説されているということで、大ベストセラーとなり、売れ続けており、その後の書籍及び日本中のセミナー企業へ多大なる影響を与える等、Microsoft Office Project講師として日本におけるリーディングパーソンである。

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