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第33回 プロジェクトマネジャーの5つの仕事(2015.02.13)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代


◆プロジェクトマネジャーの5つの仕事

前号まで、プロジェクトマネジメントにおいて、コミュニケーションで達成したいこと、またそのために心がけることやツールのご紹介をしてきました。

本号では、では、プロジェクトマネジャーは、何をすべきか、何が重要な仕事なのかについて取り上げます。

プロジェクトマネジャーの仕事は、ズバリ、次の5つです。

1.プロジェクト目標を設定し、計画に落とし込む
2.プロジェクトチームを編成し、運営方法を決める
3.外注やメンバーの仕事を評価し、計画の実行を推進する
4.ステークホルダーと上手に付き合う
5.リスクを管理し、目標達成を阻害する問題を解決する

もう少し、詳しくみてみましょう。

1.プロジェクト目標を設定し、計画に落とし込む

立上げでプロジェクト憲章などのプロジェクトを公式に承認する文書が発行され、通常はその文書でプロジェクトマネジャーが任命されます。その中では、プロジェクトの目的が示され、目的を実現するために必要な予算やスケジュールなどについて、制約条件内での権限が与えられます。そして、プロジェクトマネジャーは、目的を実現するための目標(スコープやコスト、マイルストーン)などを設定し、その目標を達成するための計画を作成し、ステークホルダー(顧客、上位層、チームメンバー、PMO、関連部署など)と計画を共有します。

2.プロジェクトチームを編成し、運営方法を決める

1.で作成した計画に従い、チームメンバーを招集し、チームを編成します。
ただし、この状態では、まだチームとは言えませんので、チームビルディングにて、チームを作っていきます。
そして、その中では、思考規範や行動規範など、チームの運営方法を決めます。
以下のコラムも参照してください。

 第27回 リアルチームを作る


3.外注やメンバーの仕事を評価し、計画の実行を推進する

プロジェクトの成果であるサービスやプロダクトは、プロジェクトマネジャーが作るのではなく、作業をするのは、外注先やチームメンバーです。
ですので、彼らには1.で作成した計画に従って、実行してもらわなければなりません。
そのために最も適していることは、1.の計画における作業工数の見積もりを作成してもらい、その見積もりにて、行うことの確約をとっておくわけです。
自分で作成した計画(作業の見積もり)を実行してもらうわけです。
また、作業をするのはメンバーであり、プロジェクトマネジャーは、計画実行状況を管理することが仕事です。
そのため、プロジェクトの状況を定量的、客観的に把握し、これからを予測し、この後どのように進めていけばいいのかを、計画変更を含めて、検討します。
以下のコラムも参照してください。
 第29回 目標達成にむけて、リーダーシップを発揮する


4.ステークホルダーと上手に付き合う

3.で把握したプロジェクトの状況と予測は、ステークホルダーにとって、重要な情報です。
そのため、ステークホルダーはタイムリーで正確な情報を分かりやすく入手したいはずであり、それを提供すること、状況を説明することは、プロジェクトマネジャーの最も重要な仕事です。
つまり、「説明責任を果たす」と言うことなのですが、その際には、ステークホルダーが欲しい情報について説明するわけですので、「ステークホルダー視点で物事を考える」という心構えが必要です。ただし、自分の視点で意思決定をし、行動します。
以下のコラムも参照してください。
 第28回 ステークホルダーとの関係性を構築する


5.リスクを管理し、目標達成を阻害する問題を解決する

プロジェクトマネジャーは何が何でもプロジェクトの成果を実現させる、と考えましょう。常に計画外の事態を想定した行動をとることが、成果を実現する秘訣なのですが、そのためには、常にいくつかのシナリオを考えておきましょう。
リスクマネジメントも重要ですが、この後に起こる事態を想像し、発生した場合はこのような行動、しない場合はこのような行動というようなシナリオを考えておく必要があるわけです。
以下のコラムも参照してください。
 第31回 リスクマインドを向上するコミュニケーション

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 2.コミュニケーションの難しさ(演習)
 3.プロジェクトにおけるコミュニケーションとコミュニケーションマネジメント
 4.コミュニケーションマネジメントを計画する
 5.コミュニケーションマネジメントの実践(進捗報告のロールプレイ) 
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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