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第31回 リスクマインドを向上するコミュニケーション(2015.01.30)

プロジェクトマネジメントオフィス 鈴木 道代


◆リスクマインドを向上するコミュニケーション

第23回では、コミュニケーションマネジメント計画書の作成手順として、下記の手順について、述べました。

・コミュニケーションニーズの把握
・ステークホルダー分析
・プロジェクト組織分析
・プロダクトプロセス分析
・コミュニケーション計画作成。

はじめてのプロジェクトマネジメント(23)
   〜コミュニケーションマネジメント計画書(2)

また、コミュニケーションで、プロジェクトマネジメントで行いたいこと(コミュニケーションニーズ)として、以下の項目について、述べました。

・上位組織へのQCDSの予実のタイムリーかつ正確な報告
・顧客満足度向上
・メンバーのプロジェクト貢献動機向上
・チームパフォーマンス向上
・納期意識を高める
・品質意識を高める
●リスクマインドの向上
・プロジェクトに対する信頼構築
・調達物品質の向上
・ゴールの共有
・スムーズな変更管理の実現
・プロジェクトの安全意識の向上

本号では、リスクマインドの向上をコミュニケーションでどのように実現していくかを考えてみたいと思います。

リスクとは、発生すればプロジェクトに影響を与える事象で、その発生が不確実な事象のことです。発生が確実であれば、リスクではありません。
また、プロジェクトの結果に対して、影響を与える事象がリスクです。

プロジェクトの結果に影響を与えなければ、多大なトラブルになることが予想されていることがあっても、それは、プロジェクトのリスクではありません。

例えば、ある言語のバージョンが上がるが、開発時にあるバージョンを使って開発すれば良いので、プロジェクトに対しての影響は出ることはないなどです。

ただし、その時に上がっているバージョンで開発するとかなり効率が下がったり、今までのソースが全く使い物にならない場合には、プロジェクトの結果に対して影響が出ますので、この場合はリスクとなります。

そして、リスクマインドとは、リスクに対する感度のことです。リスクに対して、どれだけ敏感か?ということです。

リスクは不確実な事象のことであり、発生するとプロジェクトの結果に対して影響を与えますので、どんなリスクがあり、それはどの頻度で発生し、影響がどのくらいなのかを、リスクに敏感になって、できるだけ早くリスクの発生をキャッチするということがリスクマネジメントとして、最も重要です。それがリスクマインドを向上させるということです。

リスクマネジメントには、「ALARP( As Low As Reasonably Practical)」という考え方があります。

できる範囲でリスクをマネジメントしましょう、という意味です。

1.計画上でのリスクの排除:リスクの原因を突き止め、それをなくす
2.冗長性を持たせた計画:リスクが発生しにくいように、発生しても影響が少なくなるようにする
3.コンティンジェンシープラン:リスクが発生した場合の対応策を決めておく
4.マニュアル化やトレーニング:リスクが発生した場合の連絡先や緊急対応策を決めておく

上記のどのあたりのリスクマネジメントをするかは、時間と費用と相談して、ということになります。

従って、上記ことを決めておくということも、リスクに敏感であるということです。

それでは、コミュニケーションで、リスクマインドを向上するには、どのようなことをすればよいでしょうか?

リスクマネジメント計画を共有する、進捗会議でリスクについて報告する、リスクトラッキングを実施する、などリスクコミュニケーションを計画することが重要です。

そして、そのコミュニケーションの中で、

・失敗から学ぶ:失敗を分析し、より大きな失敗を防ぐ
・単純化をしない:手続きを踏む
・現場・現物を重視する:トラブルの芽を摘み取る
・専門性を尊重する:複雑に関連する事象の場合は専門知識が必要
・復旧能力を高める:リスクを連鎖しないように

などに気をつけることが、リスクマインドを向上させるための習慣として、望ましいと言われています。

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  【カリキュラム】                     
 1.コミュニケーションとは何か
 2.プロジェクトにおけるコミュニケーションとマネジメント
  【エクスサイズ】コミュニケーションの難しさを体感する
 3.チームパフォーマンスの向上
  【エクスサイズ】チームコミュニケーション
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著者紹介

鈴木道代、PMP、PMS
株式会社プロジェクトマネジメントオフィス、PMstyleプランナー
神戸大学工学部卒業後、アパレル企業の情報システム部に所属し、データベース管理者、システムエンジニア、リーダーとして社内システムの開発・マネジメントに携わる。
その後、独立し、小規模のシステム開発プロジェクトを受託し、プロジェクトマネジメントや開発マネジメントを担当する。
2004年、PMPを取得し、株式会社プロジェクトマネジメントオフィスにて、プロジェクトマネジメントのコンサルティング、研修講師、セミナー講師を担当する。2010年、PMS取得。

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